En muchas organizaciones, la certificación de documentos, actas, evidencias o formularios sigue un camino distinto al resto de herramientas corporativas. Se generan certificados en una plataforma, se gestionan listados en Excel, se notifica por correo y los datos relevantes terminan dispersos en varios sistemas.
SmartCheck, como módulo de certificación digital dentro de la plataforma Code Contract, está diseñado precisamente para evitar ese escenario: centraliza la generación de evidencias con validez legal y las conecta con los sistemas donde tu empresa ya trabaja cada día.
Beneficios de la integración de SmartCheck para la empresa
Integrar SmartCheck con tus plataformas actuales no es solo una cuestión tecnológica; es un cambio en la manera de trabajar. Algunos impactos directos:
- Aceleración de procesos clave
Se reducen tiempos muertos entre que se ejecuta una tarea y se genera la evidencia correspondiente. Muchas validaciones pasan de ser un intercambio de correos a ser un flujo automatizado. - Trazabilidad completa y centralizada
Cada evidencia digital está vinculada a un expediente, operación o registro en tu sistema corporativo. Esto facilita auditorías, inspecciones o revisiones internas. - Reducción de errores humanos
Al eliminar copias manuales, reenvíos y adjuntos desactualizados, disminuye el riesgo de trabajar con información incorrecta o incompleta. - Mejor experiencia para los equipos
Las personas no tienen que aprender un “nuevo sistema más” para cada tarea. Siguen trabajando en las herramientas que ya conocen, mientras SmartCheck se encarga de la certificación y la prueba documental. - Seguridad y validez legal
Cada operación queda respaldada por una evidencia digital con mecanismos de integridad y registro, lo que aporta soporte jurídico frente a terceros y a la propia organización.
Qué cambia en el día a día de los empleados
Para entender el impacto real, es útil bajar a ejemplos concretos:
- Un responsable de calidad deja de perseguir por correo a distintos departamentos para recopilar actas o checklists. El ERP, la hoja de cálculo o la herramienta de incidencias ya le muestran qué evidencias existen, en qué estado están y quién falta por completar.
- Una persona de administración o RRHH puede lanzar, desde su herramienta habitual, la firma de una política interna o la aceptación de unas condiciones. SmartCheck gestiona el flujo de firmas, trazabilidad y archivo; la persona solo consulta el resultado.
- Un responsable de operaciones o producción vincula cada lote, orden de trabajo o servicio prestado con un conjunto de evidencias certificadas accesibles desde su entorno habitual. No necesita buscar archivos en carpetas compartidas ni reenviar documentos a terceros.
Integrar SmartCheck con las plataformas que ya utiliza una empresa no es solo una mejora tecnológica, sino una palanca directa de competitividad. Cualquier organización, independientemente de su sector o tamaño, obtiene un entorno de trabajo más ágil y fiable: los datos dejan de duplicarse, la información crítica deja de perderse en cadenas de correos y carpetas compartidas, y los procesos pasan a estar respaldados por evidencias digitales trazables y fácilmente recuperables. Esto se traduce en menos tiempo dedicado a tareas administrativas de bajo valor, menos errores derivados de la gestión manual de documentos y una reducción clara del riesgo en auditorías, reclamaciones o incidencias con clientes y proveedores. Además, al integrar la certificación digital en los sistemas corporativos (ERP, CRM, ofimática, RRHH…), los equipos trabajan sobre una única versión de la realidad, con indicadores actualizados y procesos más predecibles, lo que facilita tomar decisiones basadas en datos y escalar la operación sin que la carga documental se convierta en un cuello de botella.
Ejemplos de integraciones habituales con SmartCheck
1. Integración con Gmail y Outlook
Uso típico
- Envío automático de certificados, actas o informes directamente desde tu cliente de correo.
- Notificaciones de finalización de un SmartCheck (por ejemplo, cuando todos los firmantes han validado una política o completado un checklist).
- Avisos programados de vencimientos o acciones pendientes (renovación de documentos, revisiones periódicas, etc.).
Esquema de funcionamiento
- SmartCheck genera la evidencia digital y la asocia a un expediente o proceso.
- Se dispara un evento (por ejemplo, “certificación completada” o “nuevo firmante añadido”).
- El sistema construye el correo con la información relevante (enlace seguro al certificado, PDF adjunto, resumen del proceso) y lo envía a través de Gmail u Outlook.
Beneficios operativos
- El usuario no tiene que salir de su entorno habitual de correo: recibe y comparte evidencias certificadas como haría con cualquier documento, pero con trazabilidad y validez probatoria.
- Se reducen tiempos de comunicación con clientes, proveedores o auditores: los certificados llegan de forma automática, sin que nadie tenga que acordarse de “adjuntar el documento correcto”.
- Se evitan errores típicos (adjuntar versiones antiguas, enviar al destinatario equivocado, etc.), porque el propio flujo de SmartCheck controla qué documento se genera y a quién se envía.
2. Integración con Google Sheets y Excel
Uso típico
- Sincronización de datos de certificación con hojas de cálculo para análisis, seguimiento y reporting.
- Construcción de cuadros de mando operativos: número de evidencias generadas, estados, tiempos de resolución, responsables, áreas, etc.
- Exportación de datos para integrarlos desde ahí con herramientas BI.
Esquema de funcionamiento
- Cada vez que se crea, actualiza o cierra un SmartCheck, se generan registros estructurados (por ejemplo: ID, tipo de evidencia, proceso, fecha, responsable, estado, resultado).
- Esos registros se envían a una hoja de cálculo de Google Sheets o a un libro de Excel (online u on-premise, según el caso).
- A partir de ahí, puedes construir tablas dinámicas, gráficos o conectores con herramientas de análisis.
Beneficios operativos
- Los equipos que ya trabajan con Excel o Google Sheets no tienen que cambiar de herramienta para tener visibilidad: el dato les llega ya limpio y estructurado.
- Se eliminan tareas manuales de copiar-pegar desde la plataforma a la hoja de cálculo, con el riesgo de errores que eso conlleva.
- Facilita la creación de indicadores clave (KPI) de cumplimiento, calidad o formación sin tener que solicitar informes ad hoc al departamento de sistemas.
3. Integración con Odoo y otros ERP
Uso típico
- Automatizar la generación de evidencias para procesos que ya gestionas en tu ERP (Odoo, por ejemplo): recepción de mercancías, órdenes de fabricación, controles de calidad, servicios prestados, etc.
- Asociar certificados, actas o comprobantes firmados a los registros de Odoo (pedidos, albaranes, proyectos, contratos).
Esquema de funcionamiento
- Desde Odoo se lanza un proceso que requiere una evidencia (por ejemplo, un parte de control de calidad o la firma de una conformidad de servicio).
- Odoo invoca a SmartCheck (vía integración configurada) para crear el SmartCheck correspondiente con los datos de contexto (cliente, número de orden, lote, fechas, etc.).
- Los usuarios completan y/o firman la evidencia en SmartCheck.
- Una vez finalizada, el sistema devuelve a Odoo el estado y la referencia del certificado, que queda vinculado al registro original.
Beneficios operativos
- El usuario trabaja en Odoo, pero por debajo se genera una evidencia certificada en SmartCheck que respalda cada operación.
- Se evitan “islas de información”: la certificación no vive en un sistema desconectado, sino vinculada directamente al flujo de negocio.
- En una auditoría o ante una incidencia, basta con ir al registro en Odoo y acceder desde ahí al certificado correspondiente, sin búsquedas manuales en carpetas o correos.
Otros escenarios de integración habituales
Además de los ejemplos anteriores, es habitual conectar SmartCheck con:
- Gestores documentales o repositorios de archivos (para archivar automáticamente los certificados en la estructura corporativa definida).
- Herramientas de ticketing o helpdesk (para vincular evidencias a incidencias, reclamaciones o solicitudes internas).
- Plataformas de formación y RRHH (para registrar de forma certificada la asistencia a una formación, la firma de políticas internas o la aceptación de condiciones).
En todos los casos, el patrón se repite: el sistema de origen “pide” una evidencia a SmartCheck y, cuando esta se completa, SmartCheck “devuelve” el resultado para que quede asociado al proceso donde realmente se está trabajando.
