Renovar una póliza

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Renovar una póliza

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Una empresa de mantenimiento tiene una intervención prevista para el 18 de noviembre. La póliza archivada del subcontratista termina el día 15. Compras dispone del contacto, pero Operaciones necesita saber si la documentación cubre la fecha de trabajo antes de confirmar la intervención.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Póliza archivada y nueva versión que aporte el subcontratista.
Responsables: Calidad revisa el alcance; Compras solicita la renovación; Operaciones decide si puede continuar.
Datos que se deben preparar:
- Proveedor: PROV-042. Control: Usar la entidad contratada, no solo el nombre comercial.
- Intervención: 18 de noviembre. Control: Relacionar esta fecha con el periodo cubierto.
- Fin de póliza actual: 15 de noviembre. Control: Conservar el original del que se obtiene la fecha.
- Nueva vigencia: [Inicio y fin del documento recibido]. Control: No inferir renovación por haber recibido un recibo.
- Cobertura: [Actividad y alcance]. Control: La suficiencia la confirma el rol competente.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Crear un requisito de renovación asociado al proveedor y a la intervención. Evitar que la sustitución del archivo borre la póliza utilizada en trabajos anteriores.
2. Proponer como fecha interna de revisión el 12 de noviembre y acordar con Compras la antelación del primer aviso. Estas fechas son decisiones del escenario, no plazos legales.
3. Separar los estados solicitado, recibido, en revisión y aceptado. Asignar a Calidad la revisión y a Operaciones la decisión si llega el día de intervención sin resolver.

Fase 2 — Preparar la renovación
Actuación: Relacionar la póliza con PROV-042 y fijar una fecha objetivo anterior a la intervención. La antelación es una regla del equipo, no un plazo universal.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Solicitar al contacto adecuado
Actuación: Enviar la petición indicando la póliza que se sustituye y la fecha que debe cubrir. El proveedor puede responder al correo con el archivo.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Comparar las versiones
Actuación: Revisar titular, inicio y fin de vigencia y alcance. Recibir un PDF no basta para marcar el requisito como resuelto.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Actualizar el expediente
Actuación: Tras la aceptación del revisor, conservar la versión anterior y registrar la nueva vigencia y el siguiente seguimiento.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: La nueva vigencia empieza el 19.
  Actuación: Pedir aclaración o cobertura adecuada; no marcar como cubierta la intervención del 18.
  Evidencia que conservar: Conservar ambas fechas y la decisión de Operaciones.
- Si ocurre: La póliza pertenece a una filial.
  Actuación: Contrastar la entidad y escalar al revisor, sin equiparar entidades por tener un nombre parecido.
  Evidencia que conservar: Guardar el motivo de la discrepancia y la respuesta recibida.
- Si ocurre: Llega el día 12 sin respuesta.
  Actuación: Aplicar el seguimiento acordado y avisar al responsable de la intervención.
  Evidencia que conservar: Dejar visible el pendiente, sin convertir silencio en aceptación.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Titular y actividad revisados para este proveedor.
- La vigencia cubre la intervención prevista.
- La decisión identifica revisor y fecha.
- La nueva fecha de seguimiento se ha registrado.
Resultado esperado: La intervención queda vinculada a la evidencia revisada, con su responsable y fecha de decisión. Si no se resuelve a tiempo, el equipo decide reprogramar o aplicar su procedimiento de excepción.

Prueba antes de poner en marcha:
Probar una póliza correcta, otra con un día de hueco de cobertura y otra de una filial. El proceso solo debe presentar como resuelto el caso aceptado explícitamente; las otras dos deben mantener motivos distintos.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Solicitudes resueltas antes de la intervención y renovaciones que requieren una segunda revisión.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Se solicita la renovación de la póliza asociada a [proveedor] para la intervención de [fecha]. Adjuntar la versión que identifique titular, vigencia y alcance. Puede responderse directamente a este correo con el archivo. Si todavía no está disponible, indicar la fecha prevista de entrega.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.