Recibir un certificado por correo

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Recibir un certificado por correo

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Un almacén espera el certificado de análisis del lote L-284 antes de cerrar su recepción. El proveedor trabaja por correo y no quiere crear otra cuenta. La solicitud debe conseguir el archivo sin separar la respuesta del lote al que corresponde.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Solicitud del certificado de análisis y adjunto recibido.
Responsables: El proveedor aporta el archivo; Calidad revisa su correspondencia con el lote.
Datos que se deben preparar:
- Pedido: PED-610. Control: Relacionarlo con la recepción prevista.
- Lote solicitado: L-284. Control: Debe coincidir con el lote del certificado.
- Producto: [Código y descripción]. Control: No usar únicamente el asunto del correo como identificación.
- Archivo recibido: [Nombre y versión]. Control: Mantener el adjunto original.
- Estado de revisión: Recibido / aceptado / requiere aclaración. Control: La recepción no equivale a aceptación.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Abrir una solicitud documental por lote con referencia de pedido, contacto emisor y fecha de recepción. Si un correo contiene varios lotes, prever una revisión de su correspondencia.
2. Indicar expresamente que se puede responder al correo con el adjunto. El enlace es una alternativa, no un requisito para entregar el documento.
3. Asignar la recepción al expediente y la aceptación a Calidad. Definir quién revisa respuestas que no se puedan relacionar de forma inequívoca con la solicitud.

Fase 2 — Dar contexto a la petición
Actuación: Incluir pedido, lote y documento esperado para evitar que el proveedor responda con un certificado genérico.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Recibir la respuesta
Actuación: El proveedor responde al mismo correo y adjunta el certificado, sin abrir el enlace ni darse de alta.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Revisar la asociación
Actuación: Comprobar que la respuesta queda vinculada a la solicitud y que el documento identifica el lote L-284.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Separar recibido de aceptado
Actuación: Registrar la recepción y mantener la revisión de Calidad como un estado distinto hasta confirmar el contenido.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: El correo llega sin adjunto.
  Actuación: Pedir el archivo manteniendo la solicitud pendiente.
  Evidencia que conservar: Conservar el mensaje y el nuevo aviso.
- Si ocurre: El PDF contiene dos lotes.
  Actuación: Identificar qué páginas o registros corresponden a L-284 antes de aceptar.
  Evidencia que conservar: Registrar el alcance de la revisión, sin duplicar la aceptación para otro lote.
- Si ocurre: Llegan dos versiones.
  Actuación: Pedir confirmación de cuál sustituye a cuál si no resulta claro.
  Evidencia que conservar: Mantener originales y versión finalmente aceptada.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- El adjunto se puede abrir.
- Lote y producto corresponden a la solicitud.
- La revisión de Calidad está registrada.
- Almacén ve el estado del requisito en la recepción.
Resultado esperado: El certificado aceptado queda en el expediente de recepción, con el correo de origen y la decisión de revisión. El almacén consulta el estado sin buscar adjuntos en bandejas personales.

Prueba antes de poner en marcha:
Enviar una respuesta con el certificado correcto, una sin adjunto y otra con L-283. Comprobar que las tres entradas se conservan, pero solo la primera puede avanzar después de la revisión.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Respuestas sin adjunto, documentos de otro lote y tiempo entre recepción y revisión.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Para la recepción de [pedido], se necesita el certificado de análisis del lote [lote] del producto [producto]. Responder a este correo adjuntando el archivo. Si el certificado agrupa varios lotes, indicar dónde aparece el solicitado.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.