Coordinar un alta de proveedor

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Coordinar un alta de proveedor

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Compras necesita dar de alta un proveedor de componentes antes de emitir el primer pedido. Administración revisa los datos fiscales y Calidad revisa la ficha técnica. Que una parte haya terminado no significa que el alta esté lista.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Ficha de alta, información fiscal y ficha técnica del componente.
Responsables: Compras coordina; Administración y Calidad aceptan sus requisitos; el responsable designado cierra el alta.
Datos que se deben preparar:
- Proveedor: [Referencia única del alta]. Control: Agrupar las solicitudes administrativas y técnicas.
- Entidad fiscal: [Razón social e identificador]. Control: Contrastar con la documentación aportada.
- Componente: [Código o familia]. Control: Delimitar qué suministro evalúa Calidad.
- Revisión administrativa: Pendiente / aceptada / aclaración. Control: Propiedad de Administración.
- Revisión técnica: Pendiente / aceptada / aclaración. Control: Propiedad de Calidad.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Definir el alcance del alta: proveedor y componente del primer pedido. Evitar que aceptar una ficha técnica se interprete como homologación universal de todos sus productos.
2. Asignar requisitos separados a Administración y Calidad, con fechas y contactos adecuados. El coordinador ve el conjunto, pero no sustituye las revisiones especializadas.
3. Definir quién autoriza el cierre y qué sucede con una excepción. Una urgencia comercial se registra como decisión del responsable, no como requisito cumplido.

Fase 2 — Separar requisitos por rol
Actuación: Asignar los datos administrativos a Administración y los documentos técnicos a Calidad, con sus criterios propios.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Pedir sin duplicar
Actuación: Relacionar las solicitudes con la misma alta, aunque los contactos que responden sean diferentes.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Seguir las dependencias
Actuación: Mostrar qué revisiones están aceptadas y cuál mantiene el expediente abierto.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Confirmar el cierre
Actuación: Cerrar solo cuando las revisiones previstas estén resueltas y quede registrada la decisión del responsable.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: Calidad termina antes que Administración.
  Actuación: Conservar su aceptación y mantener abierto el requisito administrativo.
  Evidencia que conservar: Mostrar el bloqueo restante.
- Si ocurre: Los datos fiscales no coinciden.
  Actuación: Solicitar aclaración a quien puede aportar el documento correcto.
  Evidencia que conservar: Registrar qué dato se corrigió.
- Si ocurre: Se añade otro componente.
  Actuación: Revisar qué requisitos técnicos hay que ampliar.
  Evidencia que conservar: No copiar automáticamente una aceptación fuera de su alcance.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Entidad administrativa confirmada.
- Alcance técnico aceptado.
- Excepciones resueltas o decididas por el rol autorizado.
- Cierre identificado y comunicado al proceso de compras.
Resultado esperado: El equipo identifica el bloqueo real y conserva decisiones separadas por requisito. El estado final no depende de que alguien recuerde una conversación o un correo.

Prueba antes de poner en marcha:
Completar la revisión técnica dejando pendiente la fiscal. El alta debe seguir abierta sin borrar el trabajo de Calidad. Al recibir la aclaración, comprobar que solo se reabre la revisión afectada.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Altas bloqueadas por cada requisito y tiempo de espera entre revisiones.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Organizar el alta de [proveedor] para [componente]. Separar datos fiscales y documentación técnica, asignar cada revisión a su rol y mostrar el requisito que bloquea el cierre. No extender la aceptación a productos no revisados.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.