Contrastar una factura con el pedido

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Contrastar una factura con el pedido

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Administración recibe una factura de 120 unidades a 25 euros. El pedido PED-610 recoge 120 unidades a 24 euros: hay 120 euros de diferencia en la base, antes de impuestos. La tarea consiste en localizar el desacuerdo, no en aprobar automáticamente el pago.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Factura PDF, pedido aprobado y, si interviene en el control, albarán de recepción.
Responsables: Administración revisa la lectura; Compras confirma las condiciones pactadas.
Datos que se deben preparar:
- Cantidad: 120 unidades. Control: Comparar unidades equivalentes y cantidades por línea.
- Precio del pedido: 24 EUR/unidad. Control: Utilizar la versión comercial aprobada.
- Precio facturado: 25 EUR/unidad. Control: Conservar el dato leído y su fuente.
- Base del pedido: 2.880 EUR. Control: 120 × 24, antes de impuestos.
- Base facturada: 3.000 EUR. Control: 120 × 25; diferencia de 120 EUR.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Identificar pedido y factura por referencia y proveedor. Una coincidencia aproximada del nombre no basta para asociar documentos de entidades diferentes.
2. Definir qué campos se extraen y cómo se tratan descuentos, transporte e impuestos. En este escenario se compara la base de una única línea sin descuentos.
3. Establecer quién resuelve diferencias de precio y quién corrige una lectura dudosa. No definir una tolerancia automática si el equipo no la ha aprobado.

Fase 2 — Extraer los campos acordados
Actuación: Leer la referencia y los importes conservando el documento de origen. Un campo ilegible pasa a revisión.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Normalizar la comparación
Actuación: Comparar la misma moneda y distinguir precio unitario, base e impuestos para no generar diferencias artificiales.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Mostrar la discrepancia
Actuación: Relacionar 3.000 euros facturados con 2.880 euros del pedido y señalar qué línea explica la diferencia.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Resolver con Compras
Actuación: Confirmar si hubo un cambio aprobado o solicitar una factura corregida. Registrar el motivo de la aceptación o devolución.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: El PDF dice 25, pero la lectura obtiene 2,5.
  Actuación: Revisar el original y corregir la extracción antes de discutir una diferencia comercial.
  Evidencia que conservar: Guardar la corrección del campo y su motivo.
- Si ocurre: Compras acredita un cambio a 25 EUR.
  Actuación: Revisar la aprobación y la versión del pedido aplicable.
  Evidencia que conservar: Relacionar la decisión con el soporte del cambio.
- Si ocurre: La factura incluye portes aparte.
  Actuación: Separar ese concepto y comprobar si estaba acordado.
  Evidencia que conservar: No ocultarlo dentro de la diferencia de precio unitario.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Pedido y factura pertenecen al mismo proveedor.
- Cantidades, moneda y conceptos son comparables.
- Cada discrepancia tiene resolución y soporte.
- La aprobación del pago queda en el proceso autorizado, no se deduce de la lectura.
Resultado esperado: Administración dispone de una comparación trazable y una decisión sobre la diferencia. El expediente distingue el dato leído de la condición comercial finalmente aceptada.

Prueba antes de poner en marcha:
Usar tres facturas: una a 24 EUR, otra a 25 EUR y otra con el precio mal escaneado. El resultado debe distinguir coincidencia, discrepancia comercial y duda de extracción.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Discrepancias por precio, cantidad o referencia y porcentaje de campos revisados manualmente.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Revisar la factura [referencia] frente al pedido [referencia]. Comparar cantidad, precio unitario, moneda y base sin mezclar impuestos. Señalar cada diferencia con su fuente y mantener pendiente cualquier campo que no pueda leerse con confianza.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.