Completar un registro del ERP

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Completar un registro del ERP

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
El ERP ya contiene el pedido PED-908, pero faltan el lote de fabricación y la fecha de expedición. El proveedor los comunica después en un documento. Se configura un intercambio para completar esos campos sin volver a teclearlos y sin sobrescribir datos maestros.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Pedido del ERP y confirmación de expedición aportada por el proveedor.
Responsables: IT configura permisos y mapeo; Operaciones revisa discrepancias; el ERP sigue siendo maestro del pedido.
Datos que se deben preparar:
- Clave de destino: PED-908. Control: Usar el identificador aceptado por la integración.
- Proveedor: [Código ERP]. Control: No crear un maestro nuevo por una variación del nombre.
- Lote: [Valor confirmado]. Control: Actualizar solo el campo acordado.
- Fecha de expedición: [AAAA-MM-DD]. Control: Validar formato y zona horaria si se intercambian horas.
- Resultado del envío: Confirmado / rechazado / pendiente. Control: Distinguir intento de escritura de actualización efectiva.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Acordar con IT si el intercambio utiliza un conector disponible o una integración específica. Documentar credenciales, permisos, entorno de prueba y campos permitidos antes de activar escrituras.
2. Definir el sistema maestro por campo. El ERP mantiene la identidad del pedido; el documento aporta lote y fecha, sujetos a revisión antes de su envío.
3. Acordar política de reintentos y tratamiento de duplicados. Una respuesta incierta requiere consultar el destino antes de enviar de nuevo para no repetir operaciones.

Fase 2 — Acordar el mapeo
Actuación: Definir campo de origen, campo de destino, formato y condición de actualización. Confirmar si existe conector o se necesita integración.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Recoger y revisar
Actuación: Obtener el documento, leer lote y fecha y contrastar la referencia con PED-908.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Enviar el cambio autorizado
Actuación: Actualizar solo los campos acordados mediante la integración configurada, utilizando el identificador del pedido.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Conciliar la respuesta
Actuación: Comprobar que el destino aceptó la actualización. Un envío sin confirmación no se presenta como sincronización completada.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: El pedido está cerrado.
  Actuación: Dejar la actualización rechazada y pedir decisión a Operaciones.
  Evidencia que conservar: Conservar respuesta del ERP y valores pendientes.
- Si ocurre: El envío agota el tiempo de espera.
  Actuación: Comprobar si el destino aplicó el cambio antes de reintentar.
  Evidencia que conservar: Registrar el identificador del intento y el resultado de conciliación.
- Si ocurre: El ERP ya tiene otro lote.
  Actuación: No sobrescribirlo sin la regla y autorización acordadas.
  Evidencia que conservar: Mostrar valor de origen, valor de destino y resolución.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Clave del pedido validada.
- Valores revisados antes de enviar.
- Destino confirma los campos actualizados.
- No quedan errores o diferencias sin responsable.
Resultado esperado: Los campos revisados quedan en el pedido correcto y el expediente conserva la respuesta del sistema. Si falla el intercambio, el equipo ve qué dato sigue pendiente y por qué.

Prueba antes de poner en marcha:
En un entorno de prueba, enviar un pedido abierto, uno cerrado y repetir el mismo evento. Confirmar que el cerrado queda rechazado y que la repetición no produce una segunda operación indeseada.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Actualizaciones confirmadas, errores de correspondencia y reintentos necesarios.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Preparar el intercambio de [lote] y [fecha de expedición] hacia el pedido [ID ERP]. Mantener el ERP como maestro del pedido. Confirmar mapeo, permisos y comportamiento ante duplicados antes de activar la escritura; no dar por sincronizado un envío sin confirmación.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.