Solución dedicada

Control de certificados

Una solución para Calidad, Compras y responsables de cumplimiento: coordina certificado, emisor, titular, alcance, norma, referencias y vigencia en alta, recepción, auditoría y renovación, sin ocultar las excepciones que necesitan criterio.

Para quién

Calidad, Compras y responsables de cumplimiento

El responsable conserva el criterio y recibe únicamente lo que necesita atención.

Qué entra

Información concreta

certificado, emisor, titular, alcance, norma, referencias y vigencia.

Cuándo actúa

Momento del proceso

en alta, recepción, auditoría y renovación.

Recorrido

Cómo se resuelve de principio a fin

Cada paso deja estado, responsable y relación con el expediente.

  1. 1
    Preparar

    Cataloga el certificado contra el requisito exacto.

  2. 2
    Recoger

    Lee emisor, titular, alcance y fechas relevantes.

  3. 3
    Comprobar

    Relaciona referencias, centros o productos cubiertos.

  4. 4
    Entregar

    Mantiene visible qué está válido, pendiente o en revisión.

Ejemplo aplicado

Un caso reconocible, sin promesas genéricas

Una certificación IFS llega en plazo, pero corresponde a otra planta del grupo; Calidad recibe la excepción antes de liberar la homologación.

Encaje técnico

Qué interviene y qué sale

Trackline

Coordina certificado, emisor, titular, alcance, norma, referencias y vigencia y mantiene el estado operativo.

Consigne

Interviene solo si el recorrido exige aceptación o firma; no se añade por defecto.

SmartCheck

Protege la evidencia cuando debe poder verificarse después.

Salida

Un expediente trazable para Calidad, Compras y responsables de cumplimiento, listo para la persona o sistema acordado.

Integración

Puede terminar en una persona, exportación, API, webhook o integración confirmada.

Control humano

Revisa casos como: el certificado está vigente pero no cubre la planta, producto o actividad requerida.

Preguntas frecuentes

¿Qué información necesita control de certificados?
El punto de partida es certificado, emisor, titular, alcance, norma, referencias y vigencia. El alcance exacto se adapta al expediente y al criterio de Calidad, Compras y responsables de cumplimiento.
¿Qué ocurre cuando algo no coincide?
El certificado está vigente pero no cubre la planta, producto o actividad requerida. El proceso conserva el estado y solicita revisión, en lugar de aprobarlo sin contexto.
¿Deben registrarse todos los participantes?
No. Una persona externa puede responder al correo de la solicitud con el documento adjunto; el sistema lo incorpora automáticamente al expediente correcto sin que tenga que acceder a la plataforma. Los usuarios internos gestionan estados, criterios y excepciones.
¿Puede conectarse con el sistema que ya utilizamos?
La salida puede configurarse hacia una persona, exportación, API, webhook o integración a medida. El mecanismo se confirma según el sistema y el alcance.

Comprueba el encaje con un proceso real

Sin métricas genéricas: revisamos qué información necesitas, cuál es su origen, dónde debe terminar y qué excepción puede aparecer.

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