Solución dedicada

Control de caducidades

Una solución para Calidad, PRL, Mantenimiento y Compras: coordina fecha de emisión, vencimiento, alcance, titular y regla de renovación antes de que una evidencia pierda vigencia, sin ocultar las excepciones que necesitan criterio.

Para quién

Calidad, PRL, Mantenimiento y Compras

El responsable conserva el criterio y recibe únicamente lo que necesita atención.

Qué entra

Información concreta

fecha de emisión, vencimiento, alcance, titular y regla de renovación.

Cuándo actúa

Momento del proceso

antes de que una evidencia pierda vigencia.

Recorrido

Cómo se resuelve de principio a fin

Cada paso deja estado, responsable y relación con el expediente.

  1. 1
    Preparar

    Extrae o registra la fecha que gobierna la vigencia.

  2. 2
    Recoger

    Calcula el momento de iniciar la renovación configurada.

  3. 3
    Comprobar

    Solicita la nueva versión y mantiene visible la anterior.

  4. 4
    Entregar

    Escala el caso si la renovación no llega o no es válida.

Ejemplo aplicado

Un caso reconocible, sin promesas genéricas

Una póliza de subcontrata vence durante la obra; el proceso solicita la renovación con antelación y avisa si el nuevo periodo deja días sin cobertura.

Encaje técnico

Qué interviene y qué sale

Trackline

Coordina fecha de emisión, vencimiento, alcance, titular y regla de renovación y mantiene el estado operativo.

Consigne

Interviene solo si el recorrido exige aceptación o firma; no se añade por defecto.

SmartCheck

Protege la evidencia cuando debe poder verificarse después.

Salida

Un expediente trazable para Calidad, PRL, Mantenimiento y Compras, listo para la persona o sistema acordado.

Integración

Puede terminar en una persona, exportación, API, webhook o integración confirmada.

Control humano

Revisa casos como: la fecha es ambigua, el certificado renovado reduce el alcance o cambia el titular.

Preguntas frecuentes

¿Qué información necesita control de caducidades?
El punto de partida es fecha de emisión, vencimiento, alcance, titular y regla de renovación. El alcance exacto se adapta al expediente y al criterio de Calidad, PRL, Mantenimiento y Compras.
¿Qué ocurre cuando algo no coincide?
La fecha es ambigua, el certificado renovado reduce el alcance o cambia el titular. El proceso conserva el estado y solicita revisión, en lugar de aprobarlo sin contexto.
¿Deben registrarse todos los participantes?
No. Una persona externa puede responder al correo de la solicitud con el documento adjunto; el sistema lo incorpora automáticamente al expediente correcto sin que tenga que acceder a la plataforma. Los usuarios internos gestionan estados, criterios y excepciones.
¿Puede conectarse con el sistema que ya utilizamos?
La salida puede configurarse hacia una persona, exportación, API, webhook o integración a medida. El mecanismo se confirma según el sistema y el alcance.

Comprueba el encaje con un proceso real

Sin métricas genéricas: revisamos qué información necesitas, cuál es su origen, dónde debe terminar y qué excepción puede aparecer.

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