Solución dedicada

Certificación de evidencias

Una solución para Legal, Compliance, Calidad y Auditoría: coordina archivo o conjunto, referencia del expediente, momento y política de conservación cuando otro debe comprobar integridad después, sin ocultar las excepciones que necesitan criterio.

Para quién

Legal, Compliance, Calidad y Auditoría

El responsable conserva el criterio y recibe únicamente lo que necesita atención.

Qué entra

Información concreta

archivo o conjunto, referencia del expediente, momento y política de conservación.

Cuándo actúa

Momento del proceso

cuando otro debe comprobar integridad después.

Recorrido

Cómo se resuelve de principio a fin

Cada paso deja estado, responsable y relación con el expediente.

  1. 1
    Preparar

    Selecciona exactamente la evidencia que se protege.

  2. 2
    Recoger

    Genera la referencia verificable correspondiente.

  3. 3
    Comprobar

    Mantiene la relación con el expediente y su contexto.

  4. 4
    Entregar

    Permite que un tercero compruebe la coincidencia.

Ejemplo aplicado

Un caso reconocible, sin promesas genéricas

Tras cerrar una inspección se certifican acta y fotografías; un tercero puede verificar después si coinciden con las evidencias cerradas.

Encaje técnico

Qué interviene y qué sale

Trackline

Coordina archivo o conjunto, referencia del expediente, momento y política de conservación y mantiene el estado operativo.

Consigne

Interviene solo si el recorrido exige aceptación o firma; no se añade por defecto.

SmartCheck

Protege la evidencia cuando debe poder verificarse después.

Salida

Un expediente trazable para Legal, Compliance, Calidad y Auditoría, listo para la persona o sistema acordado.

Integración

Puede terminar en una persona, exportación, API, webhook o integración confirmada.

Control humano

Revisa casos como: el archivo cambia, falta un elemento del conjunto o la evidencia no pertenece inequívocamente al expediente.

Preguntas frecuentes

¿Qué información necesita certificación de evidencias?
El punto de partida es archivo o conjunto, referencia del expediente, momento y política de conservación. El alcance exacto se adapta al expediente y al criterio de Legal, Compliance, Calidad y Auditoría.
¿Qué ocurre cuando algo no coincide?
El archivo cambia, falta un elemento del conjunto o la evidencia no pertenece inequívocamente al expediente. El proceso conserva el estado y solicita revisión, en lugar de aprobarlo sin contexto.
¿Deben registrarse todos los participantes?
No. Una persona externa puede responder al correo de la solicitud con el documento adjunto; el sistema lo incorpora automáticamente al expediente correcto sin que tenga que acceder a la plataforma. Los usuarios internos gestionan estados, criterios y excepciones.
¿Puede conectarse con el sistema que ya utilizamos?
La salida puede configurarse hacia una persona, exportación, API, webhook o integración a medida. El mecanismo se confirma según el sistema y el alcance.

Comprueba el encaje con un proceso real

Sin métricas genéricas: revisamos qué información necesitas, cuál es su origen, dónde debe terminar y qué excepción puede aparecer.

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