Distinguir una nueva versión certificada

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Distinguir una nueva versión certificada

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Un informe ya entregado contiene un error en la identificación de una muestra. El equipo debe emitir una corrección manteniendo la trazabilidad de lo enviado antes. Renombrar el PDF o reemplazarlo en una carpeta no explica qué ocurrió.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Informe original INF-112-r1, versión corregida r2 y motivo de la corrección.
Responsables: El responsable técnico aprueba la corrección; Control documental registra y comunica la nueva versión.
Datos que se deben preparar:
- Versión inicial: INF-112-r1. Control: Mantener archivo y evidencia.
- Versión corregida: INF-112-r2. Control: Nueva referencia de contenido.
- Motivo: Identificación incorrecta de muestra. Control: Describir el cambio concreto.
- Aprobación: [Responsable técnico y fecha]. Control: Anterior a la nueva entrega.
- Destinatarios: [Receptores de r1]. Control: Determinar a quién comunicar la sustitución.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Localizar el original y su evidencia antes de corregir. No editarlo en su ubicación como si nunca hubiera existido el error.
2. Preparar r2 con motivo y revisión técnica identificables. Comprobar si el cambio afecta a conclusiones, referencias o documentos relacionados.
3. Definir cómo comunicar la sustitución y conservar el estado de las versiones. Una copia antigua puede seguir coincidiendo con su evidencia aunque ya no sea la aplicable.

Fase 2 — Describir la corrección
Actuación: Identificar el campo modificado y el motivo, sin alterar el archivo original registrado.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Aprobar la nueva versión
Actuación: Revisar r2 y confirmar que resuelve el error sin introducir cambios no autorizados.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Registrar una nueva evidencia
Actuación: Asociar la referencia al contenido de r2 y conservar la relación con r1 en el expediente.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Informar al destinatario
Actuación: Comunicar qué versión debe utilizarse y mantener el histórico de ambas entregas.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: Un destinatario sigue usando r1.
  Actuación: Comunicar r2 y explicar qué corrige, según el procedimiento de distribución.
  Evidencia que conservar: Conservar la comunicación de sustitución.
- Si ocurre: r2 introduce otro cambio no previsto.
  Actuación: Detener su aprobación y revisar el conjunto de modificaciones.
  Evidencia que conservar: No registrar como final una corrección aún no revisada.
- Si ocurre: Se comprueba la evidencia de r1 y coincide.
  Actuación: Interpretar que es la copia original, no que siga vigente.
  Evidencia que conservar: Consultar el historial y la decisión de sustitución.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- r1 conservada y reconocible.
- r2 aprobada y con referencia propia.
- Motivo de corrección documentado.
- Destinatarios afectados identificados y comunicación registrada.
Resultado esperado: Las dos versiones pueden distinguirse y contrastarse. El historial explica la corrección y evita confundir integridad del archivo con vigencia de su contenido.

Prueba antes de poner en marcha:
Recuperar r1 después de registrar r2 y comprobar ambas. El expediente debe permitir que las dos correspondan a sus evidencias mientras distingue cuál se comunica para uso actual.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Correcciones con motivo documentado y destinatarios informados de la sustitución.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Emitir una nueva versión de [informe] para corregir [motivo]. Conservar original y evidencia anterior, revisar el contenido corregido y registrar una referencia propia. Relacionar ambas versiones y comunicar la sustitución a los destinatarios afectados.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.