Comprobar un archivo recibido

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Comprobar un archivo recibido

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Un cliente recibe un informe reenviado por un intermediario. Quiere comprobar si conserva el contenido de la versión certificada, sin interpretar que un resultado coincidente demuestre la verdad de todos los datos del informe.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Archivo recibido y referencia de la evidencia que corresponde a esa entrega.
Responsables: El destinatario realiza el contraste; el emisor aclara las diferencias.
Datos que se deben preparar:
- Archivo recibido: [Copia concreta]. Control: Conservarlo antes de modificarlo.
- Referencia esperada: [Identificador de evidencia]. Control: Confirmar que pertenece al informe buscado.
- Origen de recepción: [Emisor o intermediario]. Control: Permite pedir aclaraciones al punto adecuado.
- Resultado del contraste: Coincide / no coincide / no comprobado. Control: No convertir un fallo técnico en discrepancia de contenido.
- Versión aplicable: [Confirmada por el emisor]. Control: La coincidencia no determina vigencia.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Definir qué informe se espera y obtener su referencia por el canal acordado. El nombre del PDF o su logotipo no identifica por sí solo una evidencia.
2. Conservar la copia recibida sin añadir portadas ni anotaciones antes de comprobarla. Una transformación puede cambiar lo que se está contrastando.
3. Establecer cómo registrar el resultado y a quién pedir aclaración si no coincide o no se puede efectuar la comprobación.

Fase 2 — Identificar la referencia
Actuación: Comprobar que la evidencia corresponde al informe esperado y no a otro documento con nombre parecido.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Contrastar el archivo
Actuación: Utilizar la comprobación disponible sobre el contenido recibido, conservando la copia que se está revisando.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Interpretar el resultado
Actuación: Distinguir coincidencia de contenido de autenticidad de las afirmaciones técnicas.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Resolver una discrepancia
Actuación: Pedir al emisor la versión y referencia correctas antes de utilizar el archivo en una decisión.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: La copia coincide.
  Actuación: Registrar el contraste y revisar por separado si es la versión vigente para el uso previsto.
  Evidencia que conservar: No concluir que los valores del informe son verdaderos por esa coincidencia.
- Si ocurre: La copia tiene una portada añadida.
  Actuación: Pedir el archivo original o una referencia correspondiente a la nueva composición.
  Evidencia que conservar: Conservar la explicación del emisor.
- Si ocurre: No se puede consultar la evidencia.
  Actuación: Dejar el estado como no comprobado e investigar el acceso.
  Evidencia que conservar: No presentarlo como archivo alterado.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Archivo y referencia identificados.
- Resultado de comprobación registrado.
- Discrepancias o imposibilidad de comprobar resueltas o visibles.
- El destinatario sabe qué versión utilizar.
Resultado esperado: El destinatario sabe si la copia coincide con la evidencia y documenta qué versión decidió utilizar. No necesita deducir el resultado a partir del nombre del fichero.

Prueba antes de poner en marcha:
Contrastar el original, una copia con portada y un caso sin acceso a la referencia. Deben distinguirse coincidencia, discrepancia y comprobación no realizada.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Comprobaciones con discrepancia y diferencias explicadas por cambios de formato o versión.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Contrastar el archivo recibido [referencia] con su evidencia [identificador]. Conservar la copia original y distinguir coincidencia, discrepancia y comprobación no disponible. Solicitar aclaración antes de utilizar una versión cuya correspondencia no esté resuelta.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.