Cómo automatizar un expediente CATCH paso a paso
Automatizar no significa presentar sin revisión: significa que el trabajo repetitivo avanza y el responsable recibe las discrepancias que requieren criterio.
1. Modelar la operación
Define tipos de producto y ruta, actores, documentos, campos, fechas, reglas de cantidad y condiciones. Separa siempre datos obligatorios, comprobaciones internas y decisiones reservadas a la autoridad.
2. Crear el expediente desde el origen
El evento puede ser una compra, reserva, prealerta o alta manual. Importa referencia, proveedor, producto, cantidad, llegada y responsable desde el sistema disponible para no reescribirlos.
3. Solicitar a cada emisor
Envía a exportador, planta o transportista únicamente lo que le corresponde, con contexto y fecha. Permite responder por enlace o correo y conserva cada respuesta dentro del expediente.
4. Extraer y validar
Lee especie, pesos, referencias, plantas y transporte; compara formatos y reglas configuradas. Los datos con baja confianza o contradicción quedan como excepción, nunca se completan por intuición.
5. Revisión y presentación
El responsable ve un resumen de correctos, ausentes y dudosos, aprueba correcciones y prepara la carga oficial. La automatización registra quién decidió y qué versión se utilizó.
6. Resolver verificaciones
Una petición de la autoridad se convierte en tarea vinculada al documento y tercero adecuado. La respuesta, su aceptación y el resultado regresan al historial y al ERP o TMS si está conectado.
Gobierno del flujo
Asigna propietario, sustituto, reglas de escalado, horarios, canales admitidos y acciones que requieren aprobación. Prueba fallos de correo, archivos ilegibles, respuestas parciales y cambios de llegada.
Medición y mejora
Registra duración por fase, causa de cada excepción, terceros que responden tarde, campos corregidos y verificaciones. Usa esos datos para cambiar solicitudes y controles, no para aprobar automáticamente al proveedor frecuente.
Del requisito al expediente
Code Contract puede coordinar la recogida y revisión previa, mantener las excepciones y conservar el historial. No sustituye a CATCH ni a la autoridad competente, y no presenta automáticamente un expediente salvo integración confirmada.
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