Homologación de proveedores: el proceso completo, de la alta a la baja
Cómo montar una homologación que se sostenga en el tiempo: qué se pide al alta, qué se revisa cada año y cuándo hay que dar de baja a alguien.
Lo esencial
- Homologar no es archivar un cuestionario: es decidir con criterio si puedes comprarle a alguien y poder justificar esa decisión.
- La ISO 9001 exige control de proveedores externos proporcional al impacto. Las normas GFSI lo concretan mucho más para alimentación.
- El diseño que aguanta separa tres momentos: alta, seguimiento periódico y baja. Casi todo el mundo monta el primero y olvida los otros dos.
- Un proveedor homologado hace cuatro años y nunca revisado es, a efectos prácticos, un proveedor sin homologar.
Clasificar por riesgo antes de pedir nada
Pedir la misma documentación a quien te vende materia prima crítica y a quien te vende material de oficina es la forma más rápida de que el sistema se abandone. La clasificación por riesgo no es burocracia: es lo que hace el proceso sostenible.
| Nivel | Qué entra aquí | Documentación |
|---|---|---|
| Crítico | Materia prima que entra en el producto, servicios que afectan a la seguridad | Completa: certificación, auditoría o cuestionario ampliado, fichas técnicas, analítica |
| Relevante | Envases, transporte, mantenimiento de líneas | Media: cuestionario, conformidad legal aplicable, seguros |
| Básico | Suministros generales sin impacto en producto | Mínima: alta fiscal, seguro, corriente de pago |
Qué se pide al alta
- Identidad y solvencia: alta fiscal, escritura y poderes de quien firma, corriente de pago con Hacienda y Seguridad Social.
- Capacidad: certificaciones vigentes con su alcance, o cuestionario de autoevaluación si no las tiene.
- Conformidad del producto: fichas técnicas, declaraciones de conformidad, marcado CE o lo que aplique al sector.
- Cobertura: póliza de responsabilidad civil con recibo pagado y cobertura acorde a la actividad.
- Compromisos: código de conducta, acuerdo de confidencialidad, notificación de cambios de formulación o de proceso.
El seguimiento es donde se cae el sistema
El alta se hace con ganas porque hay un proveedor nuevo esperando. El seguimiento no lo espera nadie, y por eso se abandona. Solo sobrevive si está automatizado.
Qué debería dispararse solo
- Aviso 30 días antes de cada caducidad: certificados, pólizas, corriente de pago.
- Petición anual de renovación de fichas técnicas, aunque el proveedor no haya avisado de cambios.
- Reevaluación del nivel de riesgo cuando cambia lo que le compras.
- Registro de incidencias enganchado a la ficha del proveedor, no en un Excel aparte.
- Informe de desempeño por proveedor para la revisión anual: plazos, incidencias, calidad documental.
Un proveedor acumula tres incidencias en el trimestre y compras quiere renegociar.
- Se abre su ficha.
- Se ve el histórico de incidencias junto al de documentación y plazos de respuesta.
La conversación deja de ser «nos da problemas» y pasa a ser tres incidencias con fecha, causa y coste. Con datos, la renegociación es otra.
Dar de baja
La parte que nadie documenta. Un proveedor al que dejas de comprar sigue en el maestro, sigue apareciendo en los listados y sigue pareciendo homologado. Conviene definir cuándo se da de baja, quién lo aprueba y qué pasa con su documentación — que muchas veces hay que conservar años después de dejar de trabajar con él.
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Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué documentación hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es dejar de perseguir estos papeles
Todo lo que cuenta esta guía —pedir, insistir, leer, validar, sellar y poder demostrarlo— es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que tus proveedores cambien nada.
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