Control documental de subcontratas: de la CAE al último parte de obra
Cómo tener al día la documentación de veinte subcontratas sin una persona dedicada a perseguirlas, y sin parar la obra porque falta un TC2.
Lo esencial
- La coordinación de actividades empresariales nace del artículo 24 de la Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales, desarrollado por el RD 171/2004.
- En construcción se suma la Ley 32/2006 de subcontratación y su reglamento, el RD 1109/2007, con el Libro de Subcontratación y el REA.
- El problema operativo no es saber qué pedir: es que la mitad caduca y nadie se entera hasta que hay una visita.
- La regla práctica: separa lo que se pide una vez por subcontrata de lo que se pide cada mes y de lo que se pide por trabajador.
El mapa documental, por frecuencia
Agrupar por frecuencia en vez de por tipo es lo que hace manejable el control. Lo que se pide una vez se pide bien y se olvida; lo que se repite hay que automatizarlo o consumirá una persona.
| Frecuencia | Documentos | Qué lo dispara |
|---|---|---|
| Una vez, al alta | Inscripción en el REA, escritura y poderes, modelo de contrato, evaluación de riesgos, plan de seguridad, designación de recurso preventivo | Entrada de la subcontrata |
| Anual o al vencer | Póliza de responsabilidad civil y su recibo, certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, auditoría del sistema de prevención | Fecha de caducidad |
| Mensual | TC1 y TC2 o su equivalente, relación de trabajadores en obra, justificantes de pago de salarios cuando aplique | Cierre de mes |
| Por trabajador | Formación en PRL del puesto, reconocimiento médico de aptitud, entrega de EPI, alta en Seguridad Social | Incorporación del trabajador |
| Por material | Marcado CE, DoP, certificados de control de producción | Cada suministro |
Por qué hacen falta dos expedientes y no uno
Un error de diseño frecuente: montar un único expediente por subcontrata. Funciona hasta que la misma subcontrata trabaja en dos obras — y entonces no se sabe qué documentación corresponde a cuál.
- Expediente de subcontrata: lo que es de la empresa y vale para todas sus obras. REA, pólizas, corriente de pago, sistema de prevención.
- Expediente de obra y subcontrata: lo que es específico de ese tajo. Plan de seguridad adaptado, recurso preventivo designado, trabajadores adscritos, TC2 del periodo en que estuvo.
Con esa separación, dar de alta a una subcontrata que ya trabaja contigo en otra obra deja de ser empezar de cero: se hereda lo de empresa y solo se pide lo del tajo nuevo.
Una subcontrata nueva entra en obra el lunes. Necesitas ocho documentos antes de que pise el tajo.
- Se lanza el proceso de alta, que ya lleva la lista y su agente.
- Los ocho se piden a la vez y cada uno se sigue por separado, en vez de esperar a que llegue el paquete completo.
- Lo que llega se lee: la póliza se comprueba contra su recibo, y el certificado de corriente de pago contra su fecha de emisión.
El lunes tienes seis validados y sabes exactamente cuáles dos faltan y por qué. La obra no se para descubriéndolo esa misma mañana.
Lo que separa un control que aguanta de uno que se degrada
Los cinco puntos
- Aviso antes, no después. Treinta días antes del vencimiento, no el día que caduca.
- Cambio de canal automático. El jefe de obra de una subcontrata pequeña contesta WhatsApp, no correo.
- Comprobación de contenido, no solo de presencia. Que la póliza exista no basta: hay que mirar que el recibo esté pagado y que la cobertura cubra la actividad.
- Trazabilidad de la reclamación. Si algo no llegó, tener las cinco reclamaciones con su fecha cambia por completo tu posición.
- Herencia entre obras. Lo de empresa se pide una vez, no una por obra.
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Todo lo que cuenta esta guía —pedir, insistir, leer, validar, sellar y poder demostrarlo— es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que tus proveedores cambien nada.
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