Auditoría IFS y BRC: la documentación de proveedor que te van a pedir
La lista ordenada de lo que un auditor revisa cuando mira tu control de proveedores, qué depende de terceros y cuándo hay que empezar a pedirlo.
Lo esencial
- IFS Food y BRCGS son normas privadas reconocidas por GFSI, no legislación. Pero para vender a la mayoría de la distribución europea funcionan como si lo fueran.
- La parte que más no conformidades genera no es tu proceso: es la documentación que depende de terceros, porque es la única que no controlas.
- La regla práctica: empieza a pedir ocho semanas antes de la fecha de auditoría. La mediana de respuesta de un proveedor sin insistencia ronda las tres semanas.
- Un certificado vigente no basta: hay que comprobar que su alcance cubre el producto que te vende y que la entidad emisora está acreditada.
Lo que se revisa del control de proveedores
Tanto IFS como BRCGS exigen un procedimiento de aprobación y seguimiento de proveedores basado en riesgo. En la práctica el auditor pide ver tres cosas: el procedimiento escrito, la evidencia de que se aplica, y los documentos concretos de una muestra de proveedores que él elige.
El tercer punto es donde se cae. El procedimiento suele estar bien; lo que falla es que el proveedor que el auditor elige al azar tiene el certificado caducado desde hace cuatro meses y nadie se enteró.
| Bloque | Documentos habituales | Depende de |
|---|---|---|
| Aprobación de proveedor | Cuestionario cumplimentado, certificado GFSI o auditoría propia, evaluación de riesgo | El proveedor |
| Especificaciones | Ficha técnica de cada materia prima, ficha de seguridad si aplica | El proveedor |
| Conformidad legal | Declaración de conformidad de materiales en contacto, certificados de origen | El proveedor |
| Alérgenos | Declaración de alérgenos por referencia, plan de gestión de contaminación cruzada | El proveedor |
| Analítica | Boletines de análisis por lote o por periodo, según plan de muestreo | Laboratorio y proveedor |
| Transporte | Registros de temperatura, certificados de limpieza de cisterna | El transportista |
| Seguimiento | Evaluación periódica, incidencias abiertas y cerradas | Interno, con datos del proveedor |
Vigencia no es lo mismo que validez
Tres comprobaciones que un archivo de PDF no hace por ti y que un auditor sí hace:
- ¿Está vigente a la fecha de suministro? No a la fecha de hoy: a la fecha en que ese proveedor te sirvió el lote que estás mirando.
- ¿El alcance cubre el producto? Un certificado IFS de una planta puede cubrir conservas de pescado y no cubrir la línea de patés que te vende.
- ¿La entidad certificadora está acreditada para esa norma y ese alcance? Un certificado emitido por quien no está acreditado no vale, aunque tenga sellos.
Auditoría IFS en ocho semanas. Tienes 42 proveedores con certificado y no sabes cuáles están al día.
- Filtras por fecha de caducidad: los que vencen antes de la auditoría son la primera oleada.
- Se lanza la petición de renovación a esa oleada, con salto a WhatsApp a las 48 horas.
- De cada certificado que llega, la lectura automática extrae vigencia, alcance y entidad emisora.
- Se revisa a mano solo lo que sale marcado como dudoso.
Llegas a la auditoría con los 42 al día y, más importante, con el rastro de cuándo se pidió cada uno. Si alguno no llegó, puedes enseñar los cinco intentos en vez de encogerte de hombros.
El calendario de las ocho semanas
Qué hacer cada semana
- Semana 8: listado de proveedores con lo que caduca antes de la auditoría. Primera oleada de peticiones.
- Semana 6: primera reclamación a quien no ha contestado, cambiando de canal.
- Semana 5: revisión de alcance y entidad emisora de lo que ya ha llegado.
- Semana 4: escalado a compras de los proveedores que siguen sin responder.
- Semana 3: cierre de no conformidades abiertas del periodo.
- Semana 2: muestra de verificación interna: coge cinco proveedores al azar y haz tú lo que hará el auditor.
- Semana 1: exportación del dossier con evidencias vinculadas.
Pedir esta guía en PDF
Te la mandamos por correo. La versión en PDF lleva además las plantillas y el checklist para imprimir.
Cuando publiquemos la siguiente
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué documentación hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es dejar de perseguir estos papeles
Todo lo que cuenta esta guía —pedir, insistir, leer, validar, sellar y poder demostrarlo— es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que tus proveedores cambien nada.
Programar una demo de 30 minutosGuías relacionadas
- Trazabilidad pesquera: del certificado de capturas al despacho en aduanaCómo tener la cadena documental de un contenedor lista antes del embarque, en vez de descubrir el problema cuando ya está en el puerto de destino.
- Trazabilidad de lote: de tres horas a cinco minutos cuando llega la incidenciaEl Reglamento 178/2002 obliga a trazabilidad «un paso arriba, un paso abajo». Cumplirlo es fácil; demostrarlo en el plazo que te dan, no.
- Los 14 alérgenos: cómo cruzar receta, ingredientes y ficha del proveedorUn alérgeno no declarado es una crisis y una retirada. La guía de cómo se recaba y se mantiene la información que respalda cada etiqueta.