Cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos
Entregables, aceptaciones y cambios. Lo que decide si se cobra el hito.
Antes de empezar necesitas
- El plan de proyecto con sus hitos y entregables
- El criterio de aceptación de cada hito
- El procedimiento de cambios
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Define el criterio de aceptación de cada hito por escrito
Antes de empezar. Un hito sin criterio se discute al facturarlo, que es el peor momento.
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Guarda la aceptación formal de cada entregable
Un correo del cliente diciendo «recibido» no es una aceptación. Y la diferencia se nota al cobrar.
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Registra cada cambio con su impacto en plazo y coste
Un cambio aceptado de palabra es trabajo que no se cobra y plazo que no se justifica.
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Documenta las dependencias del cliente
Lo que él tiene que aportar y cuándo. Los retrasos por su parte solo se pueden invocar si estaban documentados.
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Guarda las actas de seguimiento con los acuerdos
Es donde queda el rastro de las decisiones que después nadie recuerda igual.
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Cierra el proyecto con acta de recepción
Es lo que inicia los plazos de garantía y lo que cierra las reclamaciones abiertas.
Matriz de control para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Define el criterio de aceptación de cada hito por escrito | Para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos: El plan de proyecto con sus hitos y entregables | En cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos, hitos sin criterio de aceptación: Se discuten al facturar. | El cierre de cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos responde a «¿Y si el cliente no firma la aceptación?»: Conviene tener previsto un mecanismo de aceptación tácita por plazo, acordado desde el principio. |
| 2. Guarda la aceptación formal de cada entregable | Para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos: El criterio de aceptación de cada hito | En cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos, cambios aceptados de palabra: Trabajo no cobrado y plazo no justificado. | El cierre de cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos responde a «¿Cuánto conservar la documentación del proyecto?»: Al menos el plazo de garantía y el de prescripción de reclamaciones, que suele ser mayor. |
| 3. Registra cada cambio con su impacto en plazo y coste | Para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos: El procedimiento de cambios | En cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos, dependencias del cliente no documentadas: Sus retrasos acaban siendo tuyos. | El cierre de cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos responde a «¿Y si el cliente no firma la aceptación?»: Conviene tener previsto un mecanismo de aceptación tácita por plazo, acordado desde el principio. |
| 4. Documenta las dependencias del cliente | Para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos: El plan de proyecto con sus hitos y entregables | En cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos, hitos sin criterio de aceptación: Se discuten al facturar. | El cierre de cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos responde a «¿Cuánto conservar la documentación del proyecto?»: Al menos el plazo de garantía y el de prescripción de reclamaciones, que suele ser mayor. |
| 5. Guarda las actas de seguimiento con los acuerdos | Para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos: El criterio de aceptación de cada hito | En cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos, cambios aceptados de palabra: Trabajo no cobrado y plazo no justificado. | El cierre de cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos responde a «¿Y si el cliente no firma la aceptación?»: Conviene tener previsto un mecanismo de aceptación tácita por plazo, acordado desde el principio. |
| 6. Cierra el proyecto con acta de recepción | Para cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos: El procedimiento de cambios | En cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos, dependencias del cliente no documentadas: Sus retrasos acaban siendo tuyos. | El cierre de cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos responde a «¿Cuánto conservar la documentación del proyecto?»: Al menos el plazo de garantía y el de prescripción de reclamaciones, que suele ser mayor. |
Los errores que más lo devuelven
Se discuten al facturar.
Trabajo no cobrado y plazo no justificado.
Sus retrasos acaban siendo tuyos.
Preguntas frecuentes
¿Y si el cliente no firma la aceptación?
¿Cuánto conservar la documentación del proyecto?
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo lleva un jefe de proyecto la documentación de sus hitos.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Define el criterio de aceptación de cada hito por escrito
2. Guarda la aceptación formal de cada entregable
3. Registra cada cambio con su impacto en plazo y coste
4. Documenta las dependencias del cliente
5. Guarda las actas de seguimiento con los acuerdos
6. Cierra el proyecto con acta de recepción
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
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