Cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios
Limpieza, mantenimiento, seguridad, IT. Los que nadie homologa y todos tienen acceso.
Normativa española: el texto consolidado está en el BOE. Esta ficha explica cómo se hace, no sustituye a la norma.
Antes de empezar necesitas
- La relación de proveedores de servicios
- Qué acceso tiene cada uno a tus instalaciones y datos
- Los requisitos según ese acceso
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Clasifica por acceso, no por importe
Un proveedor de limpieza de importe pequeño con acceso nocturno a toda la planta es un riesgo mayor que uno grande que nunca entra.
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Exige la documentación de coordinación de actividades
Es donde más se falla: se homologa al proveedor de materia prima y no al de mantenimiento, que es el que sube a un tejado.
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Comprueba la documentación del personal que entra
Por persona. La empresa puede estar al día y el operario concreto no.
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Para servicios con acceso a datos, aplica el circuito de proveedores IT
Contrato de encargo, subencargados y medidas de seguridad. Un servicio de destrucción de documentos trata datos personales.
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Registra los accesos concedidos y retíralos al terminar
Tarjetas, llaves, cuentas. Es lo que más se acumula y menos se revisa.
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Revisa periódicamente
Los proveedores de servicios son los que más rotan personal y menos lo comunican.
Matriz de control para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Clasifica por acceso, no por importe | Para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios: La relación de proveedores de servicios | En cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios, clasificar por importe: El riesgo no es proporcional al gasto. | El cierre de cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios responde a «¿Y un servicio puntual de un día?»: Necesita un circuito rápido con lo mínimo. Sin él, entra sin nada. |
| 2. Exige la documentación de coordinación de actividades | Para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios: Qué acceso tiene cada uno a tus instalaciones y datos | En cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios, no homologar servicios auxiliares: Son los que más acceso tienen y menos control. | El cierre de cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios responde a «¿Un servicio de limpieza trata datos personales?»: Puede acceder a documentación en despachos. Depende del caso, pero conviene analizarlo en vez de asumir que no. |
| 3. Comprueba la documentación del personal que entra | Para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios: Los requisitos según ese acceso | En cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios, no retirar accesos al terminar: Se acumulan durante años. | El cierre de cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios responde a «¿Y un servicio puntual de un día?»: Necesita un circuito rápido con lo mínimo. Sin él, entra sin nada. |
| 4. Para servicios con acceso a datos, aplica el circuito de proveedores IT | Para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios: La relación de proveedores de servicios | En cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios, clasificar por importe: El riesgo no es proporcional al gasto. | El cierre de cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios responde a «¿Un servicio de limpieza trata datos personales?»: Puede acceder a documentación en despachos. Depende del caso, pero conviene analizarlo en vez de asumir que no. |
| 5. Registra los accesos concedidos y retíralos al terminar | Para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios: Qué acceso tiene cada uno a tus instalaciones y datos | En cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios, no homologar servicios auxiliares: Son los que más acceso tienen y menos control. | El cierre de cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios responde a «¿Y un servicio puntual de un día?»: Necesita un circuito rápido con lo mínimo. Sin él, entra sin nada. |
| 6. Revisa periódicamente | Para cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios: Los requisitos según ese acceso | En cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios, no retirar accesos al terminar: Se acumulan durante años. | El cierre de cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios responde a «¿Un servicio de limpieza trata datos personales?»: Puede acceder a documentación en despachos. Depende del caso, pero conviene analizarlo en vez de asumir que no. |
Los errores que más lo devuelven
El riesgo no es proporcional al gasto.
Son los que más acceso tienen y menos control.
Se acumulan durante años.
Preguntas frecuentes
¿Y un servicio puntual de un día?
¿Un servicio de limpieza trata datos personales?
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo controla compras indirectas los proveedores de servicios.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Clasifica por acceso, no por importe
2. Exige la documentación de coordinación de actividades
3. Comprueba la documentación del personal que entra
4. Para servicios con acceso a datos, aplica el circuito de proveedores IT
5. Registra los accesos concedidos y retíralos al terminar
6. Revisa periódicamente
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
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