Bases reguladoras de la convocatoria
Cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación
Lo que se pide al justificar, y por qué se reúne durante el proyecto y no al final.
Antes de empezar necesitas
- Las bases reguladoras y la resolución de concesión
- Todas las facturas y justificantes de pago del periodo
- Los documentos de los gastos de personal, si aplican
-
Lee las bases antes de gastar, no antes de justificar
Muchos gastos se rechazan por cómo se hicieron, no por qué se hicieron. Saberlo después no tiene remedio.
-
Guarda factura y justificante de pago juntos
La factura sola casi nunca basta: hay que acreditar el pago efectivo y en plazo.
-
Comprueba que el gasto está en el periodo elegible
Un gasto correcto fuera de fecha se rechaza igual.
-
Documenta los gastos de personal con su reparto
Nóminas, seguros sociales y el criterio de imputación. El criterio tiene que estar definido antes, no calculado al justificar.
-
Cuida los requisitos de publicidad
Es de lo que más rechazos genera y de lo más fácil de cumplir si se sabe a tiempo.
-
Reúne el expediente durante el proyecto
Justificar es una exportación si se hizo bien; una reconstrucción si no.
-
Guarda todo el plazo de conservación exigido
Que suele ser largo y va más allá del cierre del proyecto.
Matriz de control para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Lee las bases antes de gastar, no antes de justificar | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Las bases reguladoras y la resolución de concesión | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, leer las bases al justificar: Los errores de forma ya no se pueden corregir. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Qué es lo que más rechazos genera?»: Los requisitos de publicidad y los justificantes de pago. Los dos son fáciles de cumplir si se sabe antes. |
| 2. Guarda factura y justificante de pago juntos | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Todas las facturas y justificantes de pago del periodo | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, factura sin justificante de pago: Rechazo directo en la mayoría de convocatorias. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Cuánto hay que conservar el expediente?»: Lo que digan las bases, que suele ser bastante más que el proyecto. Se comprueba al principio, no al archivar. |
| 3. Comprueba que el gasto está en el periodo elegible | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Los documentos de los gastos de personal, si aplican | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, imputación de personal calculada al final: Sin criterio previo documentado, se cuestiona. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Qué es lo que más rechazos genera?»: Los requisitos de publicidad y los justificantes de pago. Los dos son fáciles de cumplir si se sabe antes. |
| 4. Documenta los gastos de personal con su reparto | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Las bases reguladoras y la resolución de concesión | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, leer las bases al justificar: Los errores de forma ya no se pueden corregir. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Cuánto hay que conservar el expediente?»: Lo que digan las bases, que suele ser bastante más que el proyecto. Se comprueba al principio, no al archivar. |
| 5. Cuida los requisitos de publicidad | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Todas las facturas y justificantes de pago del periodo | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, factura sin justificante de pago: Rechazo directo en la mayoría de convocatorias. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Qué es lo que más rechazos genera?»: Los requisitos de publicidad y los justificantes de pago. Los dos son fáciles de cumplir si se sabe antes. |
| 6. Reúne el expediente durante el proyecto | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Los documentos de los gastos de personal, si aplican | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, imputación de personal calculada al final: Sin criterio previo documentado, se cuestiona. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Cuánto hay que conservar el expediente?»: Lo que digan las bases, que suele ser bastante más que el proyecto. Se comprueba al principio, no al archivar. |
| 7. Guarda todo el plazo de conservación exigido | Para cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación: Las bases reguladoras y la resolución de concesión | En cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación, leer las bases al justificar: Los errores de forma ya no se pueden corregir. | El cierre de cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación responde a «¿Qué es lo que más rechazos genera?»: Los requisitos de publicidad y los justificantes de pago. Los dos son fáciles de cumplir si se sabe antes. |
Las pantallas cambian, el trámite no
Los sistemas oficiales cambian de interfaz sin avisar, así que un botón puede estar en otro sitio del que aquí se dice. Lo que no cambia es el fondo: qué datos hacen falta, qué tiene que cuadrar con qué y qué se comprueba al otro lado.
Los errores que más lo devuelven
Leer las bases al justificar
Los errores de forma ya no se pueden corregir.
Factura sin justificante de pago
Rechazo directo en la mayoría de convocatorias.
Imputación de personal calculada al final
Sin criterio previo documentado, se cuestiona.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo que más rechazos genera?
Los requisitos de publicidad y los justificantes de pago. Los dos son fáciles de cumplir si se sabe antes.
¿Cuánto hay que conservar el expediente?
Lo que digan las bases, que suele ser bastante más que el proyecto. Se comprueba al principio, no al archivar.
Empieza con este caso
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo prepara un gestor de subvenciones el expediente de justificación.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Lee las bases antes de gastar, no antes de justificar
2. Guarda factura y justificante de pago juntos
3. Comprueba que el gasto está en el periodo elegible
4. Documenta los gastos de personal con su reparto
5. Cuida los requisitos de publicidad
6. Reúne el expediente durante el proyecto
7. Guarda todo el plazo de conservación exigido
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Esto no es asesoramiento jurídico ni aduanero
Es un procedimiento operativo. Para tu caso concreto, y sobre todo si hay una partida en juego, consúltalo con tu transitario o tu asesor.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
Programar una demo de 30 minutos