Cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia
Del hallazgo al cierre, con el documento que la causó enganchado desde el principio.
Norma privada: el texto lo publica el organismo que la mantiene y no es de acceso libre. Esta ficha explica cómo se hace, no sustituye a la norma.
Antes de empezar necesitas
- El documento, lote o proveedor que la origina
- Criterio de gravedad definido de antemano
- Un responsable de la acción correctiva
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Ábrela desde lo que la causó
Desde el boletín de análisis, desde el certificado o desde el albarán. Una NC creada suelta obliga a reconstruir el vínculo después, cuando ya nadie se acuerda.
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Clasifica la gravedad con un criterio escrito
Si cada persona clasifica a ojo, los indicadores de NC no significan nada.
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Distingue corrección de acción correctiva
Corregir es arreglar este caso. La acción correctiva ataca la causa para que no vuelva. Confundirlas es el hallazgo clásico en auditoría.
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Asigna responsable y plazo
Una NC sin responsable nominal no se cierra. Una sin plazo se cierra el día antes de la auditoría.
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Cierra con evidencia, no con una declaración
«Se ha formado al personal» no es evidencia. El registro de formación, sí.
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Sella el cierre
La fecha del cierre no la pone quien rellena el registro: eso es lo que la hace defendible.
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Revisa la eficacia pasado un tiempo
Una acción correctiva que no se verifica es una NC que va a volver.
Matriz de control para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Ábrela desde lo que la causó | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: El documento, lote o proveedor que la origina | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, crear la nc suelta: El vínculo con la causa se pierde y hay que reconstruirlo. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Qué diferencia hay entre corrección y acción correctiva?»: La corrección arregla el caso concreto; la acción correctiva elimina la causa. Un auditor pregunta por la segunda. |
| 2. Clasifica la gravedad con un criterio escrito | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: Criterio de gravedad definido de antemano | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, cerrar con la acción declarada: Sin evidencia, el cierre no vale. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Cuándo se verifica la eficacia?»: Cuando haya pasado tiempo suficiente para que el problema hubiera podido repetirse. Verificarla al día siguiente no dice nada. |
| 3. Distingue corrección de acción correctiva | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: Un responsable de la acción correctiva | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, no verificar la eficacia: La misma NC reaparece al año siguiente. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Qué diferencia hay entre corrección y acción correctiva?»: La corrección arregla el caso concreto; la acción correctiva elimina la causa. Un auditor pregunta por la segunda. |
| 4. Asigna responsable y plazo | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: El documento, lote o proveedor que la origina | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, crear la nc suelta: El vínculo con la causa se pierde y hay que reconstruirlo. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Cuándo se verifica la eficacia?»: Cuando haya pasado tiempo suficiente para que el problema hubiera podido repetirse. Verificarla al día siguiente no dice nada. |
| 5. Cierra con evidencia, no con una declaración | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: Criterio de gravedad definido de antemano | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, cerrar con la acción declarada: Sin evidencia, el cierre no vale. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Qué diferencia hay entre corrección y acción correctiva?»: La corrección arregla el caso concreto; la acción correctiva elimina la causa. Un auditor pregunta por la segunda. |
| 6. Sella el cierre | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: Un responsable de la acción correctiva | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, no verificar la eficacia: La misma NC reaparece al año siguiente. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Cuándo se verifica la eficacia?»: Cuando haya pasado tiempo suficiente para que el problema hubiera podido repetirse. Verificarla al día siguiente no dice nada. |
| 7. Revisa la eficacia pasado un tiempo | Para cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia: El documento, lote o proveedor que la origina | En cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia, crear la nc suelta: El vínculo con la causa se pierde y hay que reconstruirlo. | El cierre de cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia responde a «¿Qué diferencia hay entre corrección y acción correctiva?»: La corrección arregla el caso concreto; la acción correctiva elimina la causa. Un auditor pregunta por la segunda. |
Los errores que más lo devuelven
El vínculo con la causa se pierde y hay que reconstruirlo.
Sin evidencia, el cierre no vale.
La misma NC reaparece al año siguiente.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre corrección y acción correctiva?
¿Cuándo se verifica la eficacia?
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo abrir y cerrar una no conformidad con evidencia.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Ábrela desde lo que la causó
2. Clasifica la gravedad con un criterio escrito
3. Distingue corrección de acción correctiva
4. Asigna responsable y plazo
5. Cierra con evidencia, no con una declaración
6. Sella el cierre
7. Revisa la eficacia pasado un tiempo
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
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