IFS Food · BRCGS

Cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría IFS

El calendario de ocho semanas, qué comprobar de cada certificado y qué hacer con lo que no llega a tiempo.

Norma privada: el texto lo publica el organismo que la mantiene y no es de acceso libre. Esta ficha explica cómo se hace, no sustituye a la norma.

8 pasos· Ocho semanas de calendario, unas 8 horas de trabajo real· Alimentación

Interfaz de Code Contract para coordinar documentos y datos
Vista de la plataforma: el proceso coordina documentos y datos hasta el expediente correcto.

Antes de empezar necesitas

  • Listado de proveedores con la fecha de caducidad de cada certificado
  • El alcance de cada certificado, no solo su vigencia
  • Contacto que de verdad responde en cada proveedor, no el buzón genérico
  • La fecha de auditoría confirmada

  1. Ocho semanas antes: saca la lista de lo que caduca

    Filtra por fecha de caducidad anterior a la auditoría. Esos son la primera oleada, y la única que urge de verdad.

  2. Manda la primera petición a esa oleada

    Con la fecha de auditoría dentro del mensaje: un proveedor responde mucho mejor cuando entiende por qué hay prisa.

  3. Seis semanas antes: cambia de canal con quien no contestó

    El mismo mensaje que se ignora tres veces por correo se contesta a la primera por WhatsApp. No insistas por el canal que ya falló.

  4. Cinco semanas antes: revisa alcance y entidad emisora

    Vigencia no es validez. Comprueba que el alcance cubre el producto que te vende y que la entidad certificadora está acreditada para esa norma. Es el fallo que más no conformidades genera.

  5. Cuatro semanas antes: escala a compras

    Los que siguen sin responder pasan a compras, que tiene una palanca que calidad no tiene.

  6. Tres semanas antes: cierra las no conformidades abiertas

    Con su evidencia de cierre, no solo con la acción declarada.

  7. Dos semanas antes: haz tú lo que hará el auditor

    Coge cinco proveedores al azar y comprueba su documentación como si fueras el auditor. Lo que encuentres ahí, lo habrías encontrado en la auditoría.

  8. Una semana antes: exporta el dossier

    Con las evidencias vinculadas a cada registro, no en carpetas sueltas.

Matriz de control para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs

No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.

PasoEntrada necesariaControl de excepciónEvidencia de cierre
1. Ocho semanas antes: saca la lista de lo que caduca Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: Listado de proveedores con la fecha de caducidad de cada certificado En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, comprobar la vigencia y no el alcance: Un certificado IFS puede cubrir la planta y no la línea que te vende. Es la no conformidad más difícil de defender porque el documento estaba en tu archivo. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Y si un certificado no llega antes de la auditoría?»: Enseña el rastro: cuándo lo pediste, por qué canal y cuántas veces. La diligencia documentada vale mucho más de lo que la gente cree.
2. Manda la primera petición a esa oleada Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: El alcance de cada certificado, no solo su vigencia En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, empezar cuatro semanas antes: La mediana de respuesta de un proveedor sin insistencia ronda las tres semanas. Con cuatro, no llegas. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Sirve el mismo calendario para BRCGS?»: Sí. Cambia el checklist de la norma, no la mecánica de recogida ni los plazos de respuesta de los proveedores.
3. Seis semanas antes: cambia de canal con quien no contestó Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: Contacto que de verdad responde en cada proveedor, no el buzón genérico En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, no guardar el rastro de lo que pediste: Un documento que no llegó pero con cinco reclamaciones fechadas es una conversación distinta a no tener nada. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Y si un certificado no llega antes de la auditoría?»: Enseña el rastro: cuándo lo pediste, por qué canal y cuántas veces. La diligencia documentada vale mucho más de lo que la gente cree.
4. Cinco semanas antes: revisa alcance y entidad emisora Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: La fecha de auditoría confirmada En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, comprobar la vigencia y no el alcance: Un certificado IFS puede cubrir la planta y no la línea que te vende. Es la no conformidad más difícil de defender porque el documento estaba en tu archivo. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Sirve el mismo calendario para BRCGS?»: Sí. Cambia el checklist de la norma, no la mecánica de recogida ni los plazos de respuesta de los proveedores.
5. Cuatro semanas antes: escala a compras Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: Listado de proveedores con la fecha de caducidad de cada certificado En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, empezar cuatro semanas antes: La mediana de respuesta de un proveedor sin insistencia ronda las tres semanas. Con cuatro, no llegas. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Y si un certificado no llega antes de la auditoría?»: Enseña el rastro: cuándo lo pediste, por qué canal y cuántas veces. La diligencia documentada vale mucho más de lo que la gente cree.
6. Tres semanas antes: cierra las no conformidades abiertas Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: El alcance de cada certificado, no solo su vigencia En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, no guardar el rastro de lo que pediste: Un documento que no llegó pero con cinco reclamaciones fechadas es una conversación distinta a no tener nada. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Sirve el mismo calendario para BRCGS?»: Sí. Cambia el checklist de la norma, no la mecánica de recogida ni los plazos de respuesta de los proveedores.
7. Dos semanas antes: haz tú lo que hará el auditor Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: Contacto que de verdad responde en cada proveedor, no el buzón genérico En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, comprobar la vigencia y no el alcance: Un certificado IFS puede cubrir la planta y no la línea que te vende. Es la no conformidad más difícil de defender porque el documento estaba en tu archivo. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Y si un certificado no llega antes de la auditoría?»: Enseña el rastro: cuándo lo pediste, por qué canal y cuántas veces. La diligencia documentada vale mucho más de lo que la gente cree.
8. Una semana antes: exporta el dossier Para cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs: La fecha de auditoría confirmada En cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs, empezar cuatro semanas antes: La mediana de respuesta de un proveedor sin insistencia ronda las tres semanas. Con cuatro, no llegas. El cierre de cómo preparar la documentación de proveedor para una auditoría ifs responde a «¿Sirve el mismo calendario para BRCGS?»: Sí. Cambia el checklist de la norma, no la mecánica de recogida ni los plazos de respuesta de los proveedores.
Las pantallas cambian, el trámite no Los sistemas oficiales cambian de interfaz sin avisar, así que un botón puede estar en otro sitio del que aquí se dice. Lo que no cambia es el fondo: qué datos hacen falta, qué tiene que cuadrar con qué y qué se comprueba al otro lado.

Los errores que más lo devuelven

Comprobar la vigencia y no el alcance

Un certificado IFS puede cubrir la planta y no la línea que te vende. Es la no conformidad más difícil de defender porque el documento estaba en tu archivo.

Empezar cuatro semanas antes

La mediana de respuesta de un proveedor sin insistencia ronda las tres semanas. Con cuatro, no llegas.

No guardar el rastro de lo que pediste

Un documento que no llegó pero con cinco reclamaciones fechadas es una conversación distinta a no tener nada.

Preguntas frecuentes

¿Y si un certificado no llega antes de la auditoría?
Enseña el rastro: cuándo lo pediste, por qué canal y cuántas veces. La diligencia documentada vale mucho más de lo que la gente cree.
¿Sirve el mismo calendario para BRCGS?
Sí. Cambia el checklist de la norma, no la mecánica de recogida ni los plazos de respuesta de los proveedores.
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- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
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Configura conmigo estos pasos:
1. Ocho semanas antes: saca la lista de lo que caduca
2. Manda la primera petición a esa oleada
3. Seis semanas antes: cambia de canal con quien no contestó
4. Cinco semanas antes: revisa alcance y entidad emisora
5. Cuatro semanas antes: escala a compras
6. Tres semanas antes: cierra las no conformidades abiertas
7. Dos semanas antes: haz tú lo que hará el auditor
8. Una semana antes: exporta el dossier

Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.

Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.

Esto no es asesoramiento jurídico ni aduanero Es un procedimiento operativo. Para tu caso concreto, y sobre todo si hay una partida en juego, consúltalo con tu transitario o tu asesor.

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Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.

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