Cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña
La unidad de trabajo que hace que se vea qué falta y de quién, sin filtrar una hoja de cálculo.
Antes de empezar necesitas
- Saber cuál es tu unidad natural: obra, contenedor, campaña, promoción
- La lista de qué documentos hacen falta y de quién
- Quién es responsable del expediente completo
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Elige la unidad por la pregunta que te hacen
Si te preguntan «¿cómo va la obra Sur?», la unidad es la obra. Si te preguntan «¿cómo va Nervión?», es el proveedor. Elegir mal obliga a filtrar cada vez.
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Separa lo que es de empresa de lo que es del proyecto
Lo de empresa vale para todos sus proyectos; lo del proyecto, no. Sin esa separación, cada proyecto nuevo empieza de cero.
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Lista los documentos con su responsable externo
Un documento sin saber a quién pedírselo es un documento que no se va a pedir.
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Pídelos en paralelo
Cada uno se sigue por separado. En cadena, el más lento bloquea a todos.
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Define qué significa «completo»
¿Todos los documentos? ¿Los críticos? Si no está definido, cada persona lo interpreta distinto y el porcentaje no significa nada.
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Usa carpetas para agrupar, no para archivar
Una carpeta por obra, por año o por lo que necesites. Lo que se archiva es el expediente, no el documento suelto.
Matriz de control para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Elige la unidad por la pregunta que te hacen | Para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña: Saber cuál es tu unidad natural: obra, contenedor, campaña, promoción | En cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña, un expediente por proveedor cuando trabajas por proyecto: Funciona hasta que el mismo proveedor está en dos obras. | El cierre de cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña responde a «¿Puedo cambiar la unidad después?»: Se puede, pero cuesta. Conviene pensarlo antes con la pregunta que te hacen habitualmente. |
| 2. Separa lo que es de empresa de lo que es del proyecto | Para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña: La lista de qué documentos hacen falta y de quién | En cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña, no definir qué es completo: El porcentaje de avance deja de significar nada. | El cierre de cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña responde a «¿Y si un proveedor está en varias obras?»: Por eso se separa lo de empresa de lo del proyecto: lo primero se hereda y solo se pide lo del tajo nuevo. |
| 3. Lista los documentos con su responsable externo | Para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña: Quién es responsable del expediente completo | En cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña, pedir en cadena: Multiplica el tiempo total por el número de documentos. | El cierre de cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña responde a «¿Puedo cambiar la unidad después?»: Se puede, pero cuesta. Conviene pensarlo antes con la pregunta que te hacen habitualmente. |
| 4. Pídelos en paralelo | Para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña: Saber cuál es tu unidad natural: obra, contenedor, campaña, promoción | En cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña, un expediente por proveedor cuando trabajas por proyecto: Funciona hasta que el mismo proveedor está en dos obras. | El cierre de cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña responde a «¿Y si un proveedor está en varias obras?»: Por eso se separa lo de empresa de lo del proyecto: lo primero se hereda y solo se pide lo del tajo nuevo. |
| 5. Define qué significa «completo» | Para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña: La lista de qué documentos hacen falta y de quién | En cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña, no definir qué es completo: El porcentaje de avance deja de significar nada. | El cierre de cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña responde a «¿Puedo cambiar la unidad después?»: Se puede, pero cuesta. Conviene pensarlo antes con la pregunta que te hacen habitualmente. |
| 6. Usa carpetas para agrupar, no para archivar | Para cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña: Quién es responsable del expediente completo | En cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña, pedir en cadena: Multiplica el tiempo total por el número de documentos. | El cierre de cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña responde a «¿Y si un proveedor está en varias obras?»: Por eso se separa lo de empresa de lo del proyecto: lo primero se hereda y solo se pide lo del tajo nuevo. |
Los errores que más lo devuelven
Funciona hasta que el mismo proveedor está en dos obras.
El porcentaje de avance deja de significar nada.
Multiplica el tiempo total por el número de documentos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la unidad después?
¿Y si un proveedor está en varias obras?
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo montar un expediente por obra, contenedor o campaña.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Elige la unidad por la pregunta que te hacen
2. Separa lo que es de empresa de lo que es del proyecto
3. Lista los documentos con su responsable externo
4. Pídelos en paralelo
5. Define qué significa «completo»
6. Usa carpetas para agrupar, no para archivar
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
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