Cómo documentar la contratación de un servicio en la nube
Lo que compras pide a IT, a legal y a protección de datos. En qué orden reunirlo.
Antes de empezar necesitas
- La ficha del servicio y qué datos va a tratar
- El contrato de encargo de tratamiento
- La documentación de seguridad del proveedor
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Determina primero si trata datos personales
Cambia todo lo demás. Un servicio que no los trata tiene un circuito mucho más corto.
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Consigue el contrato de encargo antes de empezar a usarlo
No después. Usar el servicio sin contrato del artículo 28 es el hallazgo más frecuente y el más fácil de evitar.
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Pide la lista de subencargados
Tu proveedor subcontrata, y esos también tratan tus datos. Tienes derecho a conocerlos.
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Comprueba dónde están los datos físicamente
Y con qué garantía se transfieren si salen del EEE.
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Documenta las medidas de seguridad declaradas
Certificaciones, cifrado, control de acceso. Y qué pasa si no las tiene: puede ser aceptable, pero tiene que ser una decisión, no un descuido.
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Registra la salida: exportación y plazo
Qué te llevas si te vas y en qué formato. Se negocia al entrar, nunca al salir.
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Programa la revisión periódica
Los proveedores cambian de subencargado y de ubicación.
Matriz de control para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Determina primero si trata datos personales | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: La ficha del servicio y qué datos va a tratar | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, empezar a usarlo sin contrato de encargo: El hallazgo más frecuente y el más evitable. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Y si el proveedor no acepta firmar el contrato de encargo?»: Es una señal muy clara. Cualquier proveedor serio lo tiene preparado. |
| 2. Consigue el contrato de encargo antes de empezar a usarlo | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: El contrato de encargo de tratamiento | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, no preguntar por los subencargados: Es información a la que tienes derecho. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Hace falta con un proveedor pequeño?»: Sí. La obligación no depende del tamaño del proveedor sino del tratamiento de datos. |
| 3. Pide la lista de subencargados | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: La documentación de seguridad del proveedor | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, no negociar la salida al entrar: Después no hay palanca. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Y si el proveedor no acepta firmar el contrato de encargo?»: Es una señal muy clara. Cualquier proveedor serio lo tiene preparado. |
| 4. Comprueba dónde están los datos físicamente | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: La ficha del servicio y qué datos va a tratar | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, empezar a usarlo sin contrato de encargo: El hallazgo más frecuente y el más evitable. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Hace falta con un proveedor pequeño?»: Sí. La obligación no depende del tamaño del proveedor sino del tratamiento de datos. |
| 5. Documenta las medidas de seguridad declaradas | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: El contrato de encargo de tratamiento | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, no preguntar por los subencargados: Es información a la que tienes derecho. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Y si el proveedor no acepta firmar el contrato de encargo?»: Es una señal muy clara. Cualquier proveedor serio lo tiene preparado. |
| 6. Registra la salida: exportación y plazo | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: La documentación de seguridad del proveedor | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, no negociar la salida al entrar: Después no hay palanca. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Hace falta con un proveedor pequeño?»: Sí. La obligación no depende del tamaño del proveedor sino del tratamiento de datos. |
| 7. Programa la revisión periódica | Para cómo documentar la contratación de un servicio en la nube: La ficha del servicio y qué datos va a tratar | En cómo documentar la contratación de un servicio en la nube, empezar a usarlo sin contrato de encargo: El hallazgo más frecuente y el más evitable. | El cierre de cómo documentar la contratación de un servicio en la nube responde a «¿Y si el proveedor no acepta firmar el contrato de encargo?»: Es una señal muy clara. Cualquier proveedor serio lo tiene preparado. |
Los errores que más lo devuelven
El hallazgo más frecuente y el más evitable.
Es información a la que tienes derecho.
Después no hay palanca.
Preguntas frecuentes
¿Y si el proveedor no acepta firmar el contrato de encargo?
¿Hace falta con un proveedor pequeño?
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo documentar la contratación de un servicio en la nube.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Determina primero si trata datos personales
2. Consigue el contrato de encargo antes de empezar a usarlo
3. Pide la lista de subencargados
4. Comprueba dónde están los datos físicamente
5. Documenta las medidas de seguridad declaradas
6. Registra la salida: exportación y plazo
7. Programa la revisión periódica
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
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