Cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla
PRL, específica del puesto y la que caduca. Por persona y por puesto.
Normativa española: el texto consolidado está en el BOE. Esta ficha explica cómo se hace, no sustituye a la norma.
Antes de empezar necesitas
- Matriz de puestos con la formación exigida a cada uno
- Registro de formación por trabajador
- Vigencias donde las haya
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Monta la matriz por puesto, no por persona
La formación exigida depende del puesto. Cuando alguien cambia de puesto, cambia lo que necesita.
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Distingue formación con caducidad de la que no la tiene
La de PRL específica de ciertos trabajos caduca; la general normalmente no. Vigilar todo igual genera ruido.
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Guarda el certificado, no solo la anotación
«Hizo el curso» no es evidencia. El certificado con fecha y contenido, sí.
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Comprueba que el contenido corresponde al puesto
Una formación genérica no habilita para trabajo en altura o espacios confinados.
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Revisa la matriz cuando alguien cambia de puesto
Es el momento en que aparecen los huecos y el que nadie revisa.
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Programa el aviso de caducidad por persona
Con antelación suficiente para organizar el curso, no para descubrir que caducó.
Matriz de control para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Monta la matriz por puesto, no por persona | Para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla: Matriz de puestos con la formación exigida a cada uno | En cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla, matriz por persona: No se actualiza al cambiar de puesto. | El cierre de cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla responde a «¿Y la formación de personal externo?»: Es de su empresa, pero comprobarla antes de que entre en tu centro es tuyo. Se controla igual: por persona y por puesto. |
| 2. Distingue formación con caducidad de la que no la tiene | Para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla: Registro de formación por trabajador | En cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla, anotación sin certificado: No es evidencia. | El cierre de cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla responde a «¿Cuánto conservar los certificados?»: Mientras dure la relación laboral y el plazo de prescripción posterior. Conviene tomar el mayor. |
| 3. Guarda el certificado, no solo la anotación | Para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla: Vigencias donde las haya | En cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla, formación genérica para trabajos especiales: No habilita y es grave si hay accidente. | El cierre de cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla responde a «¿Y la formación de personal externo?»: Es de su empresa, pero comprobarla antes de que entre en tu centro es tuyo. Se controla igual: por persona y por puesto. |
| 4. Comprueba que el contenido corresponde al puesto | Para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla: Matriz de puestos con la formación exigida a cada uno | En cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla, matriz por persona: No se actualiza al cambiar de puesto. | El cierre de cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla responde a «¿Cuánto conservar los certificados?»: Mientras dure la relación laboral y el plazo de prescripción posterior. Conviene tomar el mayor. |
| 5. Revisa la matriz cuando alguien cambia de puesto | Para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla: Registro de formación por trabajador | En cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla, anotación sin certificado: No es evidencia. | El cierre de cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla responde a «¿Y la formación de personal externo?»: Es de su empresa, pero comprobarla antes de que entre en tu centro es tuyo. Se controla igual: por persona y por puesto. |
| 6. Programa el aviso de caducidad por persona | Para cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla: Vigencias donde las haya | En cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla, formación genérica para trabajos especiales: No habilita y es grave si hay accidente. | El cierre de cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla responde a «¿Cuánto conservar los certificados?»: Mientras dure la relación laboral y el plazo de prescripción posterior. Conviene tomar el mayor. |
Los errores que más lo devuelven
No se actualiza al cambiar de puesto.
No es evidencia.
No habilita y es grave si hay accidente.
Preguntas frecuentes
¿Y la formación de personal externo?
¿Cuánto conservar los certificados?
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo controlar la formación obligatoria de tu plantilla.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Monta la matriz por puesto, no por persona
2. Distingue formación con caducidad de la que no la tiene
3. Guarda el certificado, no solo la anotación
4. Comprueba que el contenido corresponde al puesto
5. Revisa la matriz cuando alguien cambia de puesto
6. Programa el aviso de caducidad por persona
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
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