Ley 2/2023 · Directiva (UE) 2019/1937

Cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias

Registro de comunicaciones, plazos y confidencialidad. Lo que se audita.

Texto oficial: Ley 2/2023 en EUR-Lex. Esta ficha explica cómo se hace, no sustituye a la norma.

6 pasos· Dos horas de montaje· Legal

Interfaz de Code Contract para coordinar documentos y datos
Vista de la plataforma: el proceso coordina documentos y datos hasta el expediente correcto.

Antes de empezar necesitas

  • El canal implantado y su responsable
  • El procedimiento de gestión escrito
  • El libro-registro de comunicaciones

  1. Designa un responsable del sistema

    Tiene que estar nombrado formalmente y ser independiente. Sin nombramiento, el sistema no cumple.

  2. Documenta el procedimiento con sus plazos

    Acuse de recibo y plazo máximo de respuesta. Los plazos son legales y su incumplimiento es sancionable.

  3. Lleva el libro-registro con el contenido exigido

    Y con las garantías de confidencialidad y acceso restringido que exige la norma.

  4. Protege la identidad del informante en todo el circuito

    Es el requisito central. Un registro que permite identificarle a quien no debe destruye la finalidad del canal.

  5. Documenta las medidas antirrepresalias

    No solo que existen: qué se hace si se detecta una.

  6. Guarda evidencia de la formación y la comunicación del canal

    Un canal que existe y nadie conoce no cumple su función ni acredita nada.

Matriz de control para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias

No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.

PasoEntrada necesariaControl de excepciónEvidencia de cierre
1. Designa un responsable del sistema Para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias: El canal implantado y su responsable En cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias, responsable no designado formalmente: El sistema no cumple aunque el canal funcione. El cierre de cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias responde a «¿Qué empresas están obligadas?»: Depende del número de trabajadores y del sector. Los umbrales están fijados en la ley y conviene confirmarlos.
2. Documenta el procedimiento con sus plazos Para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias: El procedimiento de gestión escrito En cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias, plazos no respetados: Son legales y sancionables. El cierre de cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias responde a «¿Cuánto se conservan las comunicaciones?»: Solo el tiempo necesario para la investigación, con reglas específicas. Conservar de más también es un incumplimiento aquí.
3. Lleva el libro-registro con el contenido exigido Para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias: El libro-registro de comunicaciones En cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias, registro accesible a quien no debe: Destruye la confidencialidad y la finalidad del canal. El cierre de cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias responde a «¿Qué empresas están obligadas?»: Depende del número de trabajadores y del sector. Los umbrales están fijados en la ley y conviene confirmarlos.
4. Protege la identidad del informante en todo el circuito Para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias: El canal implantado y su responsable En cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias, responsable no designado formalmente: El sistema no cumple aunque el canal funcione. El cierre de cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias responde a «¿Cuánto se conservan las comunicaciones?»: Solo el tiempo necesario para la investigación, con reglas específicas. Conservar de más también es un incumplimiento aquí.
5. Documenta las medidas antirrepresalias Para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias: El procedimiento de gestión escrito En cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias, plazos no respetados: Son legales y sancionables. El cierre de cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias responde a «¿Qué empresas están obligadas?»: Depende del número de trabajadores y del sector. Los umbrales están fijados en la ley y conviene confirmarlos.
6. Guarda evidencia de la formación y la comunicación del canal Para cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias: El libro-registro de comunicaciones En cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias, registro accesible a quien no debe: Destruye la confidencialidad y la finalidad del canal. El cierre de cómo documentar el funcionamiento del canal de denuncias responde a «¿Cuánto se conservan las comunicaciones?»: Solo el tiempo necesario para la investigación, con reglas específicas. Conservar de más también es un incumplimiento aquí.
Las pantallas cambian, el trámite no Los sistemas oficiales cambian de interfaz sin avisar, así que un botón puede estar en otro sitio del que aquí se dice. Lo que no cambia es el fondo: qué datos hacen falta, qué tiene que cuadrar con qué y qué se comprueba al otro lado.

Los errores que más lo devuelven

Responsable no designado formalmente

El sistema no cumple aunque el canal funcione.

Plazos no respetados

Son legales y sancionables.

Registro accesible a quien no debe

Destruye la confidencialidad y la finalidad del canal.

Preguntas frecuentes

¿Qué empresas están obligadas?
Depende del número de trabajadores y del sector. Los umbrales están fijados en la ley y conviene confirmarlos.
¿Cuánto se conservan las comunicaciones?
Solo el tiempo necesario para la investigación, con reglas específicas. Conservar de más también es un incumplimiento aquí.
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1. Designa un responsable del sistema
2. Documenta el procedimiento con sus plazos
3. Lleva el libro-registro con el contenido exigido
4. Protege la identidad del informante en todo el circuito
5. Documenta las medidas antirrepresalias
6. Guarda evidencia de la formación y la comunicación del canal

Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.

Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.

Esto no es asesoramiento jurídico ni aduanero Es un procedimiento operativo. Para tu caso concreto, y sobre todo si hay una partida en juego, consúltalo con tu transitario o tu asesor.

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Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.

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