FSC · PEFC

Cómo documentar la cadena de custodia FSC o PEFC

Del proveedor certificado al producto con claim. Qué se guarda de cada tramo.

Norma privada: el texto lo publica el organismo que la mantiene y no es de acceso libre. Esta ficha explica cómo se hace, no sustituye a la norma.

6 pasos· 30 minutos por proveedor· Industria

Interfaz de Code Contract para coordinar documentos y datos
Vista de la plataforma: el proceso coordina documentos y datos hasta el expediente correcto.

Antes de empezar necesitas

  • Certificado de cadena de custodia de cada proveedor, con su alcance
  • Facturas y albaranes con el claim declarado
  • El sistema de control de volúmenes de tu certificación

  1. Comprueba el certificado del proveedor y su alcance

    Un certificado FSC cubre unos productos y unos claims, no todos. Comprarle producto fuera de su alcance rompe la cadena.

  2. Verifica que el claim viaja en la factura

    El claim tiene que constar en el documento comercial. Si no está, el material no entra como certificado por mucho que el proveedor lo sea.

  3. Registra las entradas por tipo de claim

    Mezclar claims distintos sin control de volúmenes es el hallazgo más habitual en auditoría.

  4. Lleva el control de volúmenes al día

    Lo que sale certificado no puede superar lo que entró certificado. Es aritmética y se comprueba.

  5. Vigila la vigencia de los certificados de proveedor

    Un certificado que caduca a mitad de año convierte esas compras en no certificadas desde esa fecha.

  6. Conserva los registros el plazo que exige tu esquema

    Y con el vínculo entre entrada, producción y salida.

Matriz de control para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc

No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.

PasoEntrada necesariaControl de excepciónEvidencia de cierre
1. Comprueba el certificado del proveedor y su alcance Para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc: Certificado de cadena de custodia de cada proveedor, con su alcance En cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc, aceptar material sin claim en factura: No entra como certificado, aunque el proveedor lo sea. El cierre de cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc responde a «¿Puedo mezclar material certificado y no certificado?»: Depende del sistema de control que use tu certificación. Lo que no se puede es mezclar sin control y declarar el total como certificado.
2. Verifica que el claim viaja en la factura Para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc: Facturas y albaranes con el claim declarado En cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc, no controlar volúmenes: El hallazgo más frecuente y el más difícil de corregir a posteriori. El cierre de cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc responde a «¿Qué pasa si mi proveedor pierde el certificado?»: Las compras posteriores dejan de ser certificadas. Por eso conviene vigilar la vigencia, no descubrirlo en la auditoría.
3. Registra las entradas por tipo de claim Para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc: El sistema de control de volúmenes de tu certificación En cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc, certificado del proveedor caducado sin detectar: Invalida las compras desde el vencimiento. El cierre de cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc responde a «¿Puedo mezclar material certificado y no certificado?»: Depende del sistema de control que use tu certificación. Lo que no se puede es mezclar sin control y declarar el total como certificado.
4. Lleva el control de volúmenes al día Para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc: Certificado de cadena de custodia de cada proveedor, con su alcance En cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc, aceptar material sin claim en factura: No entra como certificado, aunque el proveedor lo sea. El cierre de cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc responde a «¿Qué pasa si mi proveedor pierde el certificado?»: Las compras posteriores dejan de ser certificadas. Por eso conviene vigilar la vigencia, no descubrirlo en la auditoría.
5. Vigila la vigencia de los certificados de proveedor Para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc: Facturas y albaranes con el claim declarado En cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc, no controlar volúmenes: El hallazgo más frecuente y el más difícil de corregir a posteriori. El cierre de cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc responde a «¿Puedo mezclar material certificado y no certificado?»: Depende del sistema de control que use tu certificación. Lo que no se puede es mezclar sin control y declarar el total como certificado.
6. Conserva los registros el plazo que exige tu esquema Para cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc: El sistema de control de volúmenes de tu certificación En cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc, certificado del proveedor caducado sin detectar: Invalida las compras desde el vencimiento. El cierre de cómo documentar la cadena de custodia fsc o pefc responde a «¿Qué pasa si mi proveedor pierde el certificado?»: Las compras posteriores dejan de ser certificadas. Por eso conviene vigilar la vigencia, no descubrirlo en la auditoría.
Las pantallas cambian, el trámite no Los sistemas oficiales cambian de interfaz sin avisar, así que un botón puede estar en otro sitio del que aquí se dice. Lo que no cambia es el fondo: qué datos hacen falta, qué tiene que cuadrar con qué y qué se comprueba al otro lado.

Los errores que más lo devuelven

Aceptar material sin claim en factura

No entra como certificado, aunque el proveedor lo sea.

No controlar volúmenes

El hallazgo más frecuente y el más difícil de corregir a posteriori.

Certificado del proveedor caducado sin detectar

Invalida las compras desde el vencimiento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mezclar material certificado y no certificado?
Depende del sistema de control que use tu certificación. Lo que no se puede es mezclar sin control y declarar el total como certificado.
¿Qué pasa si mi proveedor pierde el certificado?
Las compras posteriores dejan de ser certificadas. Por eso conviene vigilar la vigencia, no descubrirlo en la auditoría.
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Configura conmigo estos pasos:
1. Comprueba el certificado del proveedor y su alcance
2. Verifica que el claim viaja en la factura
3. Registra las entradas por tipo de claim
4. Lleva el control de volúmenes al día
5. Vigila la vigencia de los certificados de proveedor
6. Conserva los registros el plazo que exige tu esquema

Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.

Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.

Esto no es asesoramiento jurídico ni aduanero Es un procedimiento operativo. Para tu caso concreto, y sobre todo si hay una partida en juego, consúltalo con tu transitario o tu asesor.

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Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.

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Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.

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