GDPR · plazos sectoriales
Cómo definir la política de retención por tipo de documento
Dos relojes opuestos sobre el mismo expediente, y cómo se resuelven sin elegir.
Antes de empezar necesitas
- El inventario de tipos de documento
- El plazo legal o contractual de cada uno
- Quién autoriza el borrado
-
Inventaria por tipo de documento, no por expediente
Un expediente contiene documentos con plazos opuestos: la DoP diez años, el dato del firmante mucho menos.
-
Busca el plazo mayor que aplique a cada tipo
Fiscal, sectorial, contractual o de prescripción. El que manda es el más largo de los aplicables.
-
Distingue el documento del dato personal que contiene
A veces se conserva el documento y se anonimiza el dato. Son dos decisiones.
-
Define quién autoriza una excepción
Un litigio en curso suspende el borrado. Si esa suspensión no está prevista, o se borra lo que no debía o no se borra nunca nada.
-
Automatiza la ejecución
Una política escrita que nadie ejecuta es el escenario más común y el que peor queda en una inspección.
-
Registra qué se borró y bajo qué regla
Es lo que se pide, y casi nadie lo tiene.
-
Revisa la política cuando cambien los plazos
Y comprueba que lo ya borrado no debía conservarse.
Matriz de control para cómo definir la política de retención por tipo de documento
No basta con completar los pasos: cada uno debe dejar una entrada identificada, una comprobación explícita y una evidencia que otra persona pueda revisar sin reconstruir el trámite.
| Paso | Entrada necesaria | Control de excepción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|---|
| 1. Inventaria por tipo de documento, no por expediente | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: El inventario de tipos de documento | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, retención por expediente: Incumple uno de los dos relojes, siempre. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Puedo conservarlo todo por si acaso?»: No: el principio de limitación del plazo lo impide para datos personales. Y además convierte cualquier requerimiento en una pesadilla. |
| 2. Busca el plazo mayor que aplique a cada tipo | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: El plazo legal o contractual de cada uno | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, política escrita sin ejecución: Es el hallazgo más frecuente en inspección de protección de datos. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Anonimizar cuenta como borrar?»: Si la anonimización es real e irreversible, el dato deja de ser personal. La seudonimización no: sigue siéndolo. |
| 3. Distingue el documento del dato personal que contiene | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: Quién autoriza el borrado | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, no prever la suspensión por litigio: Destruir documentación con un requerimiento en curso es un problema mayor. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Puedo conservarlo todo por si acaso?»: No: el principio de limitación del plazo lo impide para datos personales. Y además convierte cualquier requerimiento en una pesadilla. |
| 4. Define quién autoriza una excepción | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: El inventario de tipos de documento | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, retención por expediente: Incumple uno de los dos relojes, siempre. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Anonimizar cuenta como borrar?»: Si la anonimización es real e irreversible, el dato deja de ser personal. La seudonimización no: sigue siéndolo. |
| 5. Automatiza la ejecución | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: El plazo legal o contractual de cada uno | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, política escrita sin ejecución: Es el hallazgo más frecuente en inspección de protección de datos. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Puedo conservarlo todo por si acaso?»: No: el principio de limitación del plazo lo impide para datos personales. Y además convierte cualquier requerimiento en una pesadilla. |
| 6. Registra qué se borró y bajo qué regla | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: Quién autoriza el borrado | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, no prever la suspensión por litigio: Destruir documentación con un requerimiento en curso es un problema mayor. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Anonimizar cuenta como borrar?»: Si la anonimización es real e irreversible, el dato deja de ser personal. La seudonimización no: sigue siéndolo. |
| 7. Revisa la política cuando cambien los plazos | Para cómo definir la política de retención por tipo de documento: El inventario de tipos de documento | En cómo definir la política de retención por tipo de documento, retención por expediente: Incumple uno de los dos relojes, siempre. | El cierre de cómo definir la política de retención por tipo de documento responde a «¿Puedo conservarlo todo por si acaso?»: No: el principio de limitación del plazo lo impide para datos personales. Y además convierte cualquier requerimiento en una pesadilla. |
Las pantallas cambian, el trámite no
Los sistemas oficiales cambian de interfaz sin avisar, así que un botón puede estar en otro sitio del que aquí se dice. Lo que no cambia es el fondo: qué datos hacen falta, qué tiene que cuadrar con qué y qué se comprueba al otro lado.
Los errores que más lo devuelven
Retención por expediente
Incumple uno de los dos relojes, siempre.
Política escrita sin ejecución
Es el hallazgo más frecuente en inspección de protección de datos.
No prever la suspensión por litigio
Destruir documentación con un requerimiento en curso es un problema mayor.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservarlo todo por si acaso?
No: el principio de limitación del plazo lo impide para datos personales. Y además convierte cualquier requerimiento en una pesadilla.
¿Anonimizar cuenta como borrar?
Si la anonimización es real e irreversible, el dato deja de ser personal. La seudonimización no: sigue siéndolo.
Empieza con este caso
Texto listo para copiar y pegar en tu usuario
Completa los campos entre corchetes y pégalo para empezar a configurar el proceso con tu contexto.
Quiero poner en marcha este proceso: Cómo definir la política de retención por tipo de documento.
Mi contexto:
- Empresa o equipo: [indicar]
- Personas o sistemas que aportan información: [indicar]
- Destino final de los datos o documentos: [indicar]
- Frecuencia y fecha límite: [indicar]
Configura conmigo estos pasos:
1. Inventaria por tipo de documento, no por expediente
2. Busca el plazo mayor que aplique a cada tipo
3. Distingue el documento del dato personal que contiene
4. Define quién autoriza una excepción
5. Automatiza la ejecución
6. Registra qué se borró y bajo qué regla
7. Revisa la política cuando cambien los plazos
Para cada paso, pregúntame qué entra, quién responde, cómo se valida, qué ocurre si falla y qué evidencia queda. No inventes datos que no te haya facilitado.Procedimiento revisado el . Las normas cambian: si el sistema oficial no se parece a lo que lees aquí, manda la pantalla del sistema.
Esto no es asesoramiento jurídico ni aduanero
Es un procedimiento operativo. Para tu caso concreto, y sobre todo si hay una partida en juego, consúltalo con tu transitario o tu asesor.
Cuando cambie algo de este trámite, te avisamos
Una vez al mes: qué obligación entra en vigor, a quién afecta y qué hay que empezar a pedir. Nada más.
Y si lo que quieres es que esto ocurra solo
Pedir el documento, insistir por el canal que el otro sí contesta, leerlo, comprobar que cuadra y dejarlo demostrable: es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que la otra parte se registre en nada.
Programar una demo de 30 minutos