Logística · Operaciones

De trescientos cuarenta albaranes transcritos a mano a ninguno

Operador logístico · 340 albaranes/mes · 60 transportistas · perfil de partida del escenario

4.080albaranes al año: 340 al mes por doce meses
60remitentes distintos, cada uno con su canal
4piezas de evidencia por expedición: CMR, fotos, prueba de entrega y temperatura
Escenario modelado, no un caso de cliente El perfil de arriba es el punto de partida y las cifras salen de él: son cuentas, no resultados de nadie. Lo que sí es real es la mecánica —cómo se configura y qué hace la plataforma en cada paso— y el tramo que queda sin resolver, que también se cuenta. Cuando publiquemos un caso con cifras de cliente, llevará su nombre y su autorización.

Once y cuarto de la noche. Un conductor manda por WhatsApp la foto del CMR firmado, tomada dentro de la cabina, con el reflejo del móvil encima de la casilla de reservas. Mañana alguien va a leer eso y va a teclear el número de bultos.

El día que dejó de funcionar

Reclamación por mercancía dañada. El CMR tenía una reserva escrita a mano que nadie había leído porque en la transcripción solo se pasaban las cantidades. La reserva describía exactamente el daño. Se pagó la reclamación entera.

Qué se hizo

Paso a paso, y lo que costó cada uno

  1. Semana 1

    WhatsApp como canal, no como excepción

    El canal de WhatsApp pasó a ser una vía de entrada de pleno derecho. El conductor manda la foto donde siempre y entra en el expediente de la expedición.

    No se planteó un portal ni una app para conductores. Con ese perfil, cualquier cosa que haya que instalar significa que se deja de usar en dos semanas.

  2. Semana 2

    Leer el documento entero

    La lectura extrae remitente, destinatario, bultos, peso, fecha, hora y —lo que antes se perdía— el texto de las reservas.

    La reserva es el campo que decide una reclamación y era justo el que nadie transcribía porque no cabía en la hoja de cálculo.

  3. Semana 3

    La expedición como expediente

    CMR, fotos de carga con su hora, prueba de entrega firmada y registro de temperatura pasaron a vivir en el mismo sitio, sellados al entrar.

    Antes vivían en cuatro sitios: el móvil del conductor, el correo de tráfico, la carpeta de calidad y el equipo del vehículo.

  4. Mes 5

    La primera reclamación después

    Reclamación por daño. Se abrió el expediente y estaban las cuatro piezas, con fecha cierta y verificables por la otra parte.

    Se desestimó. No por tener mejor documentación, sino por tenerla en el mismo sitio y con fecha que no dependía de nadie.

Antes

  • Transcripción manual de 340 albaranes al mes
  • Las reservas del CMR no se transcribían
  • Evidencias repartidas en cuatro sitios distintos
  • Fechas dependientes del reloj de quien aportaba

Después

  • La foto entra y se lee sola, reservas incluidas
  • Una expedición, un expediente con todo dentro
  • Sellado con fecha cierta al entrar
  • La otra parte puede verificar por su cuenta
Dónde están hoy

El siguiente paso es la conciliación automática de albarán contra factura, que ahora mismo sigue siendo manual. Y hay dos transportistas grandes que mandan EDI: ahí el canal es otro y funciona bien, pero conviven dos flujos distintos.

¿Se parece al tuyo?

Treinta minutos sobre tu operación concreta: cuántos proveedores, qué documentos y por dónde se te escapan hoy. Si no encaja, te lo decimos.

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