Construcción · Compras

Comprar sabiendo qué proveedor está documentalmente listo

Promotora y constructora · 9 promociones · 140 proveedores · perfil de partida del escenario

1.120documentos: 140 proveedores por 8 cada uno
9 → 1cuadros de seguimiento para nueve promociones
10 añosque hay que conservar cada DoP, vinculada a su partida
Escenario modelado, no un caso de cliente El perfil de arriba es el punto de partida y las cifras salen de él: son cuentas, no resultados de nadie. Lo que sí es real es la mecánica —cómo se configura y qué hace la plataforma en cada paso— y el tramo que queda sin resolver, que también se cuenta. Cuando publiquemos un caso con cifras de cliente, llevará su nombre y su autorización.

Se firma el pedido de carpintería un jueves. El lunes, en obra, alguien pregunta por la DoP de las ventanas y resulta que el proveedor no la tiene: le compra a un fabricante que no la emite.

El día que dejó de funcionar

Una promoción entera con carpintería instalada y sin declaración de prestaciones. Hubo que documentarla a posteriori con el fabricante original, que tardó siete semanas, con la entrega ya comprometida.

Qué se hizo

Paso a paso, y lo que costó cada uno

  1. Semana 1

    Homologar antes de comprar

    El alta de proveedor pasó a incluir la comprobación documental: REA, póliza con su recibo, corriente de pago y capacidad de emitir DoP de lo que vende.

    La comprobación del recibo de la póliza —no solo de la póliza— fue el hallazgo. Dos proveedores la tenían impagada.

  2. Semana 3

    El estado documental, visible en compras

    El estado de cada proveedor se expuso por API al ERP, de forma que un pedido a alguien sin documentación al día sale marcado antes de firmarse.

    No bloquea: avisa. Bloquear un pedido urgente por un papel genera más problemas de los que resuelve, pero avisar cambia la decisión.

  3. Semana 6

    La DoP, al elemento

    Cada declaración de prestaciones se vincula a la partida donde se instala, no al proveedor que la vendió.

    Es lo que permite responder años después por un elemento concreto en vez de buscar por proveedor entre cientos de PDF.

  4. Mes 6

    Nueve promociones, un tablero

    Dirección de compras ve de un vistazo qué promoción tiene documentación vencida y de qué proveedor.

    La reunión semanal con los nueve jefes de compra pasó de cuarenta minutos a diez.

Antes

  • Se contrataba y luego se pedía la documentación
  • La póliza se comprobaba, el recibo no
  • DoP archivadas por proveedor, no por partida
  • Nueve promociones con nueve criterios distintos

Después

  • Comprobación documental antes de firmar el pedido
  • Estado documental visible desde el ERP
  • Cada DoP vinculada al elemento instalado
  • Un tablero para las nueve promociones
Dónde están hoy

Lo que sigue costando es el proveedor pequeño de instalación —fontanería, electricidad— que tiene tres empleados y ninguna estructura administrativa. Ahí el sistema pide bien, pero al otro lado a veces no hay nadie que pueda contestar.

¿Se parece al tuyo?

Treinta minutos sobre tu operación concreta: cuántos proveedores, qué documentos y por dónde se te escapan hoy. Si no encaja, te lo decimos.

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