Alimentación · Calidad

La auditoría que se preparaba en tres semanas y ahora se prepara el día antes

Grupo conservero · 12 plantas · 340 proveedores · perfil de partida del escenario

1.020expedientes vivos: 340 proveedores por 3 documentos cada uno
12 → 1sitios donde vive un certificado
30 díasde aviso antes de cada caducidad, que es lo que se configura
Escenario modelado, no un caso de cliente El perfil de arriba es el punto de partida y las cifras salen de él: son cuentas, no resultados de nadie. Lo que sí es real es la mecánica —cómo se configura y qué hace la plataforma en cada paso— y el tramo que queda sin resolver, que también se cuenta. Cuando publiquemos un caso con cifras de cliente, llevará su nombre y su autorización.

Un martes de febrero, a las nueve y cuarto, la responsable de calidad de una de las doce plantas abrió su bandeja con 41 correos sin leer. Treinta y uno eran proveedores contestando a cosas que ella no recordaba haber pedido, porque las había pedido otra planta.

El día que dejó de funcionar

Llegó el auditor de IFS, eligió cuatro proveedores al azar y pidió sus certificados. Tres estaban. El cuarto llevaba caducado desde noviembre y nadie se había enterado, porque el certificado lo custodiaba otra planta en otra carpeta compartida. No conformidad mayor.

Qué se hizo

Paso a paso, y lo que costó cada uno

  1. Semana 1

    Un solo sitio, no doce

    Se montó una carpeta por planta y, dentro, un expediente por proveedor. Lo que antes vivía en doce carpetas compartidas distintas pasó a tener un único sitio con un único responsable.

    Coste real: dos tardes de configuración. No hubo migración: los certificados viejos se fueron subiendo según se renovaban.

  2. Semana 3

    Que reclame otro

    Un agente por tipo de certificado, con la política que ya usaban de forma informal: aviso treinta días antes, correo, y salto a WhatsApp a las cuarenta y ocho horas sin respuesta.

    El salto de canal fue lo que más movió la aguja. El mismo mensaje que se ignoraba tres veces por correo se contestaba a la primera por WhatsApp.

  3. Semana 5

    Leer, no archivar

    La lectura automática empezó a extraer vigencia, alcance y entidad emisora de cada certificado que entraba. Lo dudoso se marcaba en ámbar y esperaba a una persona.

    Aquí apareció lo interesante: catorce certificados que llevaban años archivados como buenos tenían el alcance mal. Cubrían la planta, no la línea que les vendía.

  4. Mes 4

    La primera auditoría después

    El auditor volvió a elegir cuatro proveedores. Los cuatro estaban al día, y de los cuatro se pudo enseñar además cuándo se había pedido cada renovación y cuántas veces.

    Cero no conformidades documentales.

Antes

  • Dos personas a tiempo completo reclamando
  • Certificados repartidos en doce carpetas compartidas
  • Caducidades detectadas cuando ya habían pasado
  • Tres semanas de preparación antes de cada auditoría

Después

  • Nadie reclama a mano: lo hace un agente
  • Un expediente por proveedor, con todo dentro
  • Aviso treinta días antes de cada caducidad
  • La auditoría se prepara el día antes
Dónde están hoy

Hoy la persona que antes reclamaba lleva homologación de proveedores nuevos, que es trabajo que antes no hacía nadie. Sigue sin estar resuelto el tramo de transporte: los certificados de limpieza de cisterna llegan en papel y se escanean a mano.

¿Se parece al tuyo?

Treinta minutos sobre tu operación concreta: cuántos proveedores, qué documentos y por dónde se te escapan hoy. Si no encaja, te lo decimos.

Cuéntanos tu caso

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