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El día que un cliente negó haber firmado y el PDF no bastó

Despacho profesional · 900 firmas/año · perfil de partida del escenario

900expedientes de firma al año, cada uno con su prueba conservada
3canales de aviso al firmante antes de escalar
10 añosde conservación, que es lo que se configura por tipo de documento
Escenario modelado, no un caso de cliente El perfil de arriba es el punto de partida y las cifras salen de él: son cuentas, no resultados de nadie. Lo que sí es real es la mecánica —cómo se configura y qué hace la plataforma en cada paso— y el tramo que queda sin resolver, que también se cuenta. Cuando publiquemos un caso con cifras de cliente, llevará su nombre y su autorización.

Un cliente llama para decir que él nunca firmó ese anexo de honorarios. Se busca el PDF. Está, con su sello visual y su fecha. Y entonces alguien pregunta en voz alta cómo se demuestra que esa fecha es la de verdad.

El día que dejó de funcionar

No se pudo. El sello visual lo pinta el propio proveedor de firma, los metadatos del PDF se editan y el correo de envío no probaba que quien abrió el enlace fuera él. Se cerró con una transacción.

Qué se hizo

Paso a paso, y lo que costó cada uno

  1. Semana 1

    Nivel por documento, no por costumbre

    Se clasificaron los tipos de documento por el coste de que la firma se caiga. Las aceptaciones de condiciones quedaron en simple; los encargos y los anexos económicos pasaron a avanzada con identificación reforzada.

    Antes todo iba al mismo nivel, que era el más barato. La clasificación costó una tarde y es lo que más ha cambiado.

  2. Semana 2

    Conservar la prueba, no el PDF

    Cada firma pasó a conservar el expediente completo: huella del documento firmado, registro de identificación del firmante, hora e integridad posterior.

    El PDF sigue estando. Lo que cambia es que ahora es el resultado y no la prueba.

  3. Semana 4

    Que verifique el otro

    Al cerrarse, la evidencia queda anclada y comprobable por la otra parte sin cuenta y sin pedir permiso al despacho.

    Es lo que convierte una afirmación del despacho en un hecho que cualquiera puede comprobar.

  4. Mes 7

    El segundo cliente que lo negó

    Pasó otra vez, con otro cliente. Esta vez se enseñó a qué móvil se envió el código, a qué hora se introdujo y que el documento aportado tenía la misma huella que el firmado.

    La conversación duró cuatro minutos.

Antes

  • Todo firmado al nivel más barato, por costumbre
  • Se conservaba el PDF, no la evidencia
  • La fecha dependía del metadato, que se edita
  • La otra parte tenía que fiarse del despacho

Después

  • Nivel elegido por el coste de que la firma se caiga
  • Expediente de firma completo por cada documento
  • Fecha cierta que no depende de ningún reloj propio
  • Verificación por terceros sin cuenta ni permiso
Dónde están hoy

Se está extendiendo el mismo criterio a las notificaciones, que hoy siguen yendo por burofax en los casos importantes. Y queda una discusión abierta: para qué tipos de acto conviene subir a firma cualificada, que es más cara y más incómoda para el firmante.

¿Se parece al tuyo?

Treinta minutos sobre tu operación concreta: cuántos proveedores, qué documentos y por dónde se te escapan hoy. Si no encaja, te lo decimos.

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