Alimentación · Administración

El cierre de mes que dejó de depender de llamadas

Bodega y distribuidora · 600 facturas/mes · perfil de partida del escenario

7.200facturas al año que conciliar: 600 al mes por doce
600albaranes que deben aparearse cada mes
3sitios donde puede estar hoy un albarán: correo, WhatsApp o papel
Escenario modelado, no un caso de cliente El perfil de arriba es el punto de partida y las cifras salen de él: son cuentas, no resultados de nadie. Lo que sí es real es la mecánica —cómo se configura y qué hace la plataforma en cada paso— y el tramo que queda sin resolver, que también se cuenta. Cuando publiquemos un caso con cifras de cliente, llevará su nombre y su autorización.

Día 3 del mes. Administración tiene cuarenta facturas que no cuadran con ningún albarán encontrado. Empiezan las llamadas: al proveedor, al almacén, al comercial que hizo el pedido.

El día que dejó de funcionar

Un cierre trimestral se retrasó cinco días. No por un problema contable: porque el albarán de once entregas estaba en el correo personal de un jefe de almacén que había cambiado de empresa.

Qué se hizo

Paso a paso, y lo que costó cada uno

  1. Semana 1

    El albarán entra al recibir la mercancía

    El albarán dejó de aparecer al cerrar el mes y pasó a entrar en el momento de la recepción, por el canal que use el proveedor: correo, foto o EDI.

    El almacén tarda quince segundos en hacer la foto. Es lo único que cambió en su rutina.

  2. Semana 2

    Extraer para poder cruzar

    La lectura extrae número de albarán, pedido, referencias y cantidades, de forma que se pueden cruzar contra la factura sin abrir el PDF.

    Cruzar a mano 600 facturas no es viable; cruzar automáticamente y mirar solo las que no cuadran, sí.

  3. Semana 4

    Reclamar con el documento delante

    Cuando algo no cuadra, la reclamación al proveedor sale con la diferencia concreta señalada.

    Una llamada diciendo «esta factura no me cuadra» dura veinte minutos. Un correo diciendo «faltan 12 unidades de la referencia X respecto al albarán 4471» se resuelve en uno.

  4. Mes 4

    Cierre sin llamadas

    El cierre pasó a durar lo que dura el trabajo contable, sin el tramo de localizar documentos.

    Y dejó de depender de que una persona concreta siguiera en la empresa.

Antes

  • El albarán se buscaba al cerrar, no al recibir
  • Cuarenta facturas al mes sin albarán localizable
  • Reclamaciones por teléfono, sin el dato delante
  • El cierre dependía de a quién se pudiera localizar

Después

  • El albarán entra al recibir la mercancía
  • Cruce automático contra pedido y factura
  • Reclamación con la diferencia concreta señalada
  • El cierre dura lo que dura el trabajo contable
Dónde están hoy

Queda pendiente conectar el cruce con el ERP para que la conciliación se marque sola allí; ahora se hace en la plataforma y se traslada. Y hay proveedores que facturan sin referencia de albarán, que siguen siendo los seis casos manuales del mes.

¿Se parece al tuyo?

Treinta minutos sobre tu operación concreta: cuántos proveedores, qué documentos y por dónde se te escapan hoy. Si no encaja, te lo decimos.

Cuéntanos tu caso

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