Mensajes y automatización: cada seguimiento con sus propias reglas
Configura cómo se comunica y avanza cada proceso: qué mensaje sale, por qué canal, en qué idioma, cuándo se recuerda, cuándo cambia de vía y qué debe ocurrir si la respuesta no llega.
En corto
Le llega la solicitud y contesta al mismo correo con el documento adjunto. El archivo entra solo en el expediente correcto. No usa Code Contract ni entra en un portal. Si debe completar datos, puede utilizar el enlace seguro.
La página puede pedir un archivo, campos o ambos. Sin registro, contraseña ni instalación.
Una foto de la ficha entra en el proceso; los campos con lectura dudosa esperan revisión.
El adjunto se asocia por la referencia que viaja en el asunto. Si el proveedor la borra al responder, se deduce el expediente por su dirección y por el tipo de documento — y si hay varios candidatos, se deja en cola de revisión en vez de adivinar.
El mensaje pertenece al proceso
Una solicitud de póliza no se comunica igual que una firma pendiente o una ficha técnica. Cada proceso puede utilizar su propia plantilla, tono, instrucciones y datos variables.
Las plantillas se preparan por canal e idioma. Así el destinatario recibe una petición reconocible, con el contexto necesario y un enlace directo para responder sin entrar en un portal.
Recordatorios que respetan el contexto
Puedes decidir cuánto esperar antes de insistir, cuántos recordatorios enviar, a qué hora hacerlo y qué días no se debe molestar. La regla puede cambiar según el proceso o la urgencia.
También se define qué ocurre cuando se agotan los intentos: cambiar de canal, avisar a otra persona, escalar al responsable o detenerse para revisión.
Automatizaciones con un inicio y un final visibles
Un proceso puede comenzar manualmente, en una fecha programada o cuando otro sistema envía un evento. A partir de ahí, las comunicaciones y seguimientos quedan relacionados con la misma solicitud.
El equipo conserva control sobre lo programado: qué va a salir, cuándo, a quién y por qué regla. Las excepciones aparecen para revisión en lugar de continuar sin criterio.
Ejemplos
Calidad debe renovar certificados de una cartera de proveedores.
- Programa el inicio antes de cada vencimiento.
- Envía la primera solicitud por email.
- Si no responden, recuerda y cambia a WhatsApp según la regla configurada.
Cada proveedor recibe el seguimiento previsto y el equipo interviene solo cuando se agotan los intentos o la respuesta no encaja.
Una empresa trabaja con destinatarios en varios idiomas.
- Prepara una plantilla por idioma y canal.
- Asigna el idioma al contacto o grupo.
- Revisa la previsualización antes de activar el proceso.
La solicitud llega en el idioma del destinatario sin duplicar manualmente el flujo.
Un envío mensual debe iniciarse con los contactos vigentes de cada centro.
- Programa la fecha y selecciona los grupos de Agenda.
- Comprueba qué mensajes y requisitos se generarán.
- Deja que el proceso se inicie automáticamente.
La campaña mensual utiliza los contactos actuales y deja cada respuesta dentro de su expediente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo utilizar mensajes distintos por canal?
¿Los recordatorios son iguales para todos los procesos?
¿Puedo programar un proceso para una fecha futura?
¿Se puede revisar lo que está programado?
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