Agenda: contactos y grupos para gestionar solicitudes
Agenda es el espacio de contactos de Code Contract. Reúne a las personas con las que trabaja tu organización, permite agruparlas por rol, empresa, centro, proyecto u otro criterio y reutiliza esos grupos al crear solicitudes.
En corto
Carpetas
Proveedores · Calidad
Responsables de certificados y fichas técnicas
Transportistas
Tráfico, documentación y entregas
Subcontratas · Obra Norte
Administración, PRL y responsables de obra
Importados desde Outlook
Contactos pendientes de clasificar
Expedientes activos
De una lista de contactos a grupos operativos
La agenda no se limita a guardar nombres y correos. Cada contacto puede relacionarse con una organización, uno o varios roles y los grupos que utiliza el equipo en su trabajo diario.
Así, una solicitud puede dirigirse al grupo «responsables de calidad de proveedores críticos» o «subcontratas de Obra Norte» sin reconstruir la lista cada vez.
Importar, clasificar y reutilizar
Los contactos pueden importarse desde Outlook y las fuentes compatibles. Después se revisan duplicados, se completa el rol y se asignan los grupos necesarios.
Cuando cambia una persona, se actualiza su ficha o la composición del grupo. Los procesos que usan ese grupo mantienen una base común y evitan copias distintas de la misma agenda.
Ejemplos
Compras debe pedir el mismo certificado a cuarenta proveedores.
- Filtra o abre el grupo de responsables de calidad.
- Revisa sus canales y selecciona el grupo en la solicitud.
- Trackline crea el seguimiento para cada destinatario.
La cartera queda preparada sin copiar direcciones desde una hoja ni crear cuarenta solicitudes a mano.
Un proyecto nuevo reutiliza parte de los contactos de una obra anterior.
- Duplica o combina los grupos necesarios.
- Añade el nuevo rol o proyecto a cada contacto.
- Excluye a quien ya no participa.
El equipo parte de contactos conocidos, pero conserva una agrupación específica para el nuevo proyecto.
El equipo comercial ya mantiene sus contactos en Outlook.
- Importa los contactos compatibles.
- Revisa coincidencias y posibles duplicados.
- Clasifica por rol, empresa o cartera antes de utilizarlos.
La agenda operativa se prepara sin volver a introducir manualmente los datos existentes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar contactos desde Outlook?
¿Un contacto puede pertenecer a varios grupos?
¿Los grupos sirven para enviar solicitudes?
¿Qué ocurre con los duplicados?
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