En la industria, la gestión documental juega un papel clave en la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la seguridad de la información. Sin embargo, muchas empresas enfrentan problemas críticos en el intercambio de información y documentación que afectan directamente su productividad. A continuación, analizamos los diez principales pains del sector y cómo una solución como Trackline de Code Contract puede abordarlos.
1. Interrupciones en la cadena de suministro
Eventos externos como problemas climáticos, escasez de mano de obra y conflictos comerciales pueden afectar la logística y la disponibilidad de materiales. Una mala gestión documental agrava estos problemas al retrasar procesos y generar incertidumbre en la trazabilidad.
Solución: Trackline permite centralizar y automatizar el control documental en la cadena de suministro, asegurando que todos los permisos, contratos y certificados estén accesibles en tiempo real.
2. Falta de estructura y organización documental
Muchas empresas almacenan documentos en diferentes formatos y plataformas, lo que dificulta su acceso y gestión.
Solución: Con Trackline, todos los documentos quedan organizados en expedientes únicos, permitiendo un acceso rápido, seguro y estructurado.
3. Problemas de calidad de datos
Errores en la información, registros duplicados y datos desactualizados generan retrasos y decisiones erróneas.
Solución: Trackline verifica automáticamente la documentación recibida mediante inteligencia artificial, reduciendo el margen de error y mejorando la calidad de los datos.
4. Cumplimiento normativo complejo y cambiante
Las regulaciones cambian constantemente, y el incumplimiento puede derivar en sanciones y pérdidas económicas.
Solución: La trazabilidad documental de Trackline facilita la auditoría y el cumplimiento de normativas como el Pasaporte Europeo Digital, garantizando que toda la documentación esté siempre actualizada.
5. Resistencia al cambio y falta de capacitación
La digitalización de procesos suele encontrar resistencia interna en las empresas debido a la falta de formación.
Solución: La plataforma de Code Contract es intuitiva y de fácil implementación, reduciendo la curva de aprendizaje y facilitando la adopción tecnológica.
6. Falta de seguridad y protección de datos
Los documentos físicos o almacenados en plataformas sin medidas adecuadas de seguridad están expuestos a pérdidas o filtraciones.
Solución: Trackline utiliza tecnología blockchain para garantizar la integridad y seguridad de los documentos, ofreciendo trazabilidad y protección total.
7. Procesos manuales y extensos
Muchas empresas aún dependen de correos electrónicos y hojas de cálculo para gestionar documentos, lo que genera ineficiencia y errores.
Solución: Trackline automatiza la solicitud, revisión y validación documental, eliminando tareas repetitivas y optimizando tiempos.
8. Duplicación y pérdida de documentos
La falta de un sistema centralizado provoca que la información se duplique o se extravíe, afectando la operativa diaria.
Solución: Trackline centraliza toda la documentación en una única plataforma, evitando duplicaciones y garantizando que siempre se acceda a la versión correcta de cada documento.
9. Escasez de mano de obra calificada
La falta de personal capacitado para gestionar documentación y normativas puede ralentizar la operativa de la empresa.
Solución: La automatización de Trackline reduce la dependencia de personal especializado, permitiendo que cualquier usuario con permisos pueda acceder y gestionar la documentación de manera eficiente.
10. Falta de automatización en procesos documentales
La ausencia de herramientas digitales para la gestión de documentos hace que los procesos sean lentos y costosos.
Solución: Trackline digitaliza y automatiza cada fase del ciclo de vida del documento, desde la solicitud hasta la validación, agilizando la operativa y reduciendo costos.
En la industria, una mala gestión documental no solo afecta la eficiencia interna, sino que también pone en riesgo la continuidad del negocio. Implementar una solución como Trackline de Code Contract permite optimizar procesos, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la trazabilidad de la documentación, ofreciendo a las empresas un mayor control y seguridad en sus operaciones.
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