La Ley Crea y Crece marca un antes y un después en la gestión empresarial en España, y uno de los cambios más relevantes que introduce es la factura electrónica obligatoria. Este avance, diseñado para mejorar la eficiencia en las transacciones comerciales y reducir la morosidad, tendrá un impacto significativo en empresas de todos los tamaños. En este artículo te explicamos qué implica esta medida, cómo afecta a tu empresa y qué pasos puedes tomar para adaptarte.
¿Qué es la factura electrónica y qué cambios introduce la Ley Crea y Crece?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con todos los requisitos legales de una factura tradicional en papel. Sin embargo, la diferencia clave está en su formato: la factura electrónica se emite y se recibe digitalmente, lo que facilita su gestión, almacenamiento y control.
La Ley Crea y Crece establece que, a partir de su implementación, todas las empresas deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Esta medida busca impulsar la digitalización del tejido empresarial, mejorando la transparencia y combatiendo la morosidad, un problema estructural que afecta de manera significativa a las pequeñas y medianas empresas (pymes).
Fechas clave para la implementación
La transición a la facturación electrónica obligatoria se llevará a cabo de manera progresiva:
- Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: La obligatoriedad de la factura electrónica será efectiva a lo largo de 2024.
- Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: Se prevé que la obligatoriedad entre en vigor durante 2025, aunque los plazos definitivos están pendientes de aprobación.
Es importante que las empresas comiencen desde ya a implementar sistemas de facturación electrónica para evitar contratiempos una vez que el cambio sea obligatorio.
Beneficios para las empresas de la facturación electrónica
Más allá de ser una obligación legal, la factura electrónica ofrece numerosos beneficios que pueden mejorar la eficiencia operativa de las empresas:
- Reducción de la morosidad: Uno de los objetivos principales de la Ley Crea y Crece es acortar los plazos de pago entre empresas. La factura electrónica permite un mejor seguimiento de los plazos y facilita la gestión de los cobros, reduciendo las prácticas de retraso en pagos que afectan a muchas empresas.
- Ahorro de costes: El uso de la factura electrónica elimina costes asociados con el papel, la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico de documentos. Además, facilita la automatización de procesos contables, lo que ahorra tiempo y recursos.
- Mayor seguridad y control: Las facturas electrónicas están protegidas mediante firmas digitales y sistemas de autenticación que garantizan su integridad y autenticidad. Esto reduce el riesgo de fraudes, duplicados o pérdida de documentos.
- Optimización de la gestión documental: El uso de facturación electrónica permite una mejor organización de la información financiera, simplificando los procesos de auditoría y control interno. Al estar todo centralizado en plataformas digitales, se facilita el acceso a las facturas y su trazabilidad.
- Cumplimiento normativo: Implementar un sistema de facturación electrónica desde ahora te permitirá cumplir con las obligaciones legales sin complicaciones cuando llegue el momento de la obligatoriedad.
¿Cómo debe prepararse tu empresa para la factura electrónica obligatoria?
Para adaptarse a la nueva normativa, las empresas deberán tomar varias medidas que garanticen una transición suave al nuevo sistema de facturación electrónica:
- Adoptar un software de facturación electrónica: Es fundamental elegir una solución tecnológica que cumpla con todos los requisitos legales de la factura electrónica, incluida la firma digital, la autenticidad y la integridad del documento.
- Formar al personal: El uso de la facturación electrónica requiere ciertos conocimientos técnicos. Asegúrate de que los equipos encargados de la facturación y la contabilidad estén capacitados para gestionar los nuevos sistemas de manera eficaz.
- Asegurar la interoperabilidad con otros sistemas: Es probable que tus clientes y proveedores también implementen sus propios sistemas de facturación electrónica. Asegúrate de que tu software sea interoperable y pueda integrarse fácilmente con otras plataformas para evitar problemas en el intercambio de facturas.
- Auditar los procesos actuales: Antes de implementar la facturación electrónica, es recomendable realizar una auditoría interna de los procesos contables y de facturación actuales. Esto te permitirá identificar posibles ineficiencias y corregirlas antes de la transición digital.
- Establecer un plan de contingencia: Como ocurre con cualquier cambio tecnológico, es recomendable tener un plan de contingencia para evitar contratiempos durante el proceso de adaptación a la facturación electrónica. Esto puede incluir medidas como el respaldo de información, el doble control de procesos y la comunicación clara con los proveedores y clientes.
Implicaciones legales de la factura electrónica obligatoria
El incumplimiento de la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas podrá conllevar sanciones, ya que forma parte de las normativas que buscan mejorar el funcionamiento del mercado. Las empresas deben ser proactivas en la implementación de los nuevos sistemas para evitar multas y retrasos en sus operaciones comerciales.
Además, las facturas electrónicas deberán conservarse durante el plazo legal establecido, garantizando que las empresas mantengan un adecuado archivo digital de todas las transacciones realizadas.
Prepararse es clave para aprovechar las ventajas
La transición a la facturación electrónica obligatoria representa un paso necesario hacia la modernización de las empresas en España. Aunque puede parecer un reto para muchas organizaciones, los beneficios a largo plazo son claros: mejora en la gestión de cobros, reducción de la morosidad, mayor control documental y ahorro de costes.