En un entorno industrial cada vez más regulado y expuesto a auditorías externas, el cumplimiento de estándares de calidad ha dejado de ser una ventaja competitiva para convertirse en un requisito imprescindible. ISO 9001, ISO 22000, IFS, BRC, FSSC 22000, GMP, ISO 13485 o ISO 45001, entre otras, no solo demandan procesos estandarizados, sino también un control riguroso de la documentación que los respalda.
Desde Code Contract, ayudamos a empresas de sectores estratégicos a construir sistemas documentales sólidos, trazables, colaborativos y conformes a normativa, independientemente del volumen de datos o del número de actores implicados.
▸ La realidad de muchas empresas: cumplimiento parcial, sistemas frágiles
Aunque muchas organizaciones tienen implantados sistemas de gestión de calidad (SGC), en la práctica se enfrentan a limitaciones estructurales:
- Documentos desorganizados en carpetas locales o servidores compartidos
- Procedimientos firmados en papel, escaneados y enviados por correo
- Dificultad para localizar versiones vigentes y controlar su ciclo de vida
- Falta de evidencias firmadas para las fases de revisión y aprobación
- Ausencia de trazabilidad clara sobre quién hizo qué, cuándo y por qué
- Riesgos legales por documentos sin validez jurídica o fácilmente manipulables
Estos problemas se agravan en entornos auditables, donde la documentación debe estar permanentemente disponible, íntegra, accesible y actualizada.
▸ La raíz del problema: un sistema documental manual o no escalable
El cumplimiento normativo exige mucho más que aplicar procedimientos técnicos. Implica mantener una estructura documental coherente, viva y auditada, con controles sobre:
- Versionado de documentos y su historial de revisiones
- Firmas electrónicas válidas o cualificadas con registro de evidencias
- Control de caducidades (formaciones, licencias, certificados, autorizaciones)
- Relación documental con terceros: proveedores, transportistas, laboratorios, etc.
- Integración de información entre departamentos sin duplicaciones
Y todo ello sin depender de correos electrónicos, hojas Excel o llamadas de recordatorio.
▸ Nuestra propuesta: digitalizar y automatizar el cumplimiento documental
Code Contract ofrece una plataforma modular que permite estructurar, automatizar y auditar digitalmente todos los flujos documentales críticos que sustentan el sistema de calidad de una empresa.
Funcionalidades clave:
- Trackline de cumplimiento: define qué documentación se requiere, a quién se solicita y quién valida cada etapa. La plataforma automatiza solicitudes, validaciones y archivado.
- Control de versiones y obsolescencias: todas las versiones quedan registradas con metadatos y se gestiona la vigencia de forma automatizada.
- Evidencias legales con blockchain: todas las acciones sobre documentos (firma, envío, aceptación, rechazo) quedan registradas y selladas criptográficamente.
- Alertas y recordatorios inteligentes: evita vencimientos de documentos clave mediante notificaciones automáticas por rol, proceso o tipo documental.
- Colaboración con terceros sin acceso a sistemas internos: proveedores, auditores, laboratorios o transportistas pueden aportar documentación desde enlaces seguros sin necesidad de usuario ni contraseña.
- Acceso auditado desde cualquier dispositivo: visibilidad total del estado documental desde móvil, tablet o PC.
Descargar: El mapa documental de la calidad qué, quién y cómo en cada sector industrial
▸ Aplicación sectorial: solución adaptable a cada industria
Nuestros clientes pertenecen a sectores donde la presión regulatoria y la complejidad documental son especialmente críticas:
🟢 Alimentación
- Gestión APPCC, proveedores, limpieza y trazabilidad
- Control documental para ISO 22000, IFS, BRC
- Auditorías cliente y certificadoras
- Retirada de producto y trazabilidad hacia atrás y adelante
🔵 Farma y salud
- Cumplimiento GMP, ISO 13485
- Validación de procesos, limpieza, mantenimiento y calibración
- Documentación de lotes, ensayos, liberación y registros críticos
🟠 Logística y transporte
- Permisos de transportista, documentación de carga, aduanas
- Coordinación entre cliente, operador y proveedor
- Cumplimiento de tiempos, normativa de seguridad y trazabilidad
⚙️ Industria manufacturera
- Control de calidad, ISO 9001, planes de mantenimiento y formación
- Control documental en órdenes de producción, calidad de materias primas, subcontratas
- Sistemas de mejora continua y auditoría de procesos internos
🏗️ Construcción e ingeniería
- Licencias, seguros, certificados, fichas técnicas, prevención
- Coordinación de agentes intervinientes (contratistas, técnicos, cliente final)
- Control documental por proyecto, obra o expediente
▸ Resultados concretos
Las empresas que han implementado nuestra solución han logrado:
- Reducción de más del 80% en tiempo de preparación para auditorías
- Trazabilidad completa de documentación frente a inspectores y auditores
- Eliminación del 90% de errores por documentos incorrectos o desactualizados
- Validación jurídica de todas las acciones con evidencia digital legal
- Mayor eficiencia operativa al eliminar tareas manuales repetitivas
- Un sistema documental centralizado, seguro y accesible
▸ De cumplir a controlar
El verdadero cambio no está solo en cumplir con la norma, sino en controlar el sistema con eficiencia, transparencia y capacidad de respuesta.
Automatizar el sistema documental permite a los responsables de calidad, producción o compliance centrarse en la mejora continua, la innovación y la sostenibilidad, no en perseguir firmas o buscar registros perdidos.
¿Está tu empresa preparada para dar el salto al cumplimiento automatizado?
Te invitamos a conocer cómo ayudamos a empresas de tu sector a transformar su sistema documental y blindar su cumplimiento normativo con evidencia digital sólida.
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