Firmar una conformidad de entrega

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Firmar una conformidad de entrega

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Tras una instalación, el responsable del cliente revisa un acta con los equipos entregados y dos observaciones pendientes. La firma debe referirse a ese contenido, no interpretarse como una conformidad sin reservas si el propio documento incluye incidencias.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Acta ENT-076 con equipos, fecha y observaciones.
Responsables: El técnico prepara el acta; el destinatario la revisa; Operaciones sigue los pendientes.
Datos que se deben preparar:
- Acta: ENT-076. Control: Vincular a la intervención.
- Equipos entregados: [Referencias y cantidades]. Control: Evitar una descripción que impida reconocer la entrega.
- Observaciones: Dos pendientes documentados. Control: No borrarlos al firmar.
- Destinatario: [Responsable y teléfono]. Control: Verificar que es el contacto previsto.
- Cierre técnico: [Estado independiente]. Control: Puede seguir pendiente aunque el acta esté firmada.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Preparar el acta con equipos, fecha y observaciones tal como han sido revisados. No plantear una conformidad sin reservas si existen trabajos pendientes que deben figurar.
2. Separar la solicitud de firma del seguimiento de incidencias. Una confirma el documento; el otro controla la resolución del trabajo descrito.
3. Indicar quién corrige errores del acta y quién contacta con el destinatario si el teléfono está desactualizado. No transferir códigos entre personas.

Fase 2 — Preparar el acta
Actuación: Incluir lo entregado y las observaciones antes de iniciar la solicitud.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Facilitar la revisión
Actuación: El destinatario comprueba el documento y comunica cualquier diferencia antes de confirmar.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Confirmar mediante SMS
Actuación: Completar el flujo de firma con el código enviado al teléfono previsto. No hace falta aportar un certificado PKCS#12.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Relacionar el resultado
Actuación: Conservar el documento firmado junto a la intervención, sin eliminar las tareas pendientes descritas en el acta.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: El cliente discrepa de la cantidad.
  Actuación: Revisar la entrega y corregir el acta antes de continuar.
  Evidencia que conservar: Conservar la versión que se presentó y la finalmente aceptada.
- Si ocurre: El teléfono pertenece a una baja.
  Actuación: Confirmar el contacto adecuado y corregir la solicitud.
  Evidencia que conservar: No interpretar un SMS entregado como revisión correcta del destinatario.
- Si ocurre: Se firma con observaciones.
  Actuación: Mantener su seguimiento técnico separado.
  Evidencia que conservar: Conservar el acta y las tareas pendientes.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Acta identifica lo entregado.
- Observaciones expresas y legibles.
- Documento firmado conservado.
- Pendientes técnicos siguen asignados hasta resolverse.
Resultado esperado: Existe una versión aceptada del acta y las observaciones siguen visibles para su resolución. Firma del documento y cierre técnico de la intervención son decisiones distintas.

Prueba antes de poner en marcha:
Usar un acta con dos observaciones abiertas. Después de firmar, comprobar que el expediente permite distinguir aceptación del documento y resolución de esas observaciones.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Actas pendientes de firma y actas firmadas que conservan observaciones abiertas.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Revisar el acta [referencia] de la intervención [referencia]. Contiene [equipos] y las observaciones [detalle]. Si existe una discrepancia, comunicarla antes de confirmar por SMS. La firma del acta no elimina los pendientes documentados.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.