Obtener la firma de dos partes

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Obtener la firma de dos partes

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Un acuerdo de colaboración necesita la firma de ambas partes sobre el mismo texto. La organización decide que su representante firme después del representante externo. El seguimiento debe distinguir una firma completada de un acuerdo totalmente firmado.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Acuerdo AC-033 definitivo y anexos que formen parte de él.
Responsables: El coordinador prepara la secuencia; cada firmante revisa el documento; el responsable del acuerdo comprueba el cierre.
Datos que se deben preparar:
- Acuerdo: AC-033. Control: La misma versión para los dos participantes.
- Primer firmante: [Representante externo]. Control: Revisar identidad y contacto.
- Segundo firmante: [Representante interno]. Control: Determinar cuándo participa.
- Orden: Externo → interno. Control: Validar la secuencia disponible y configurada.
- Completitud: Dos aceptaciones previstas. Control: Una sola firma no cierra este escenario.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Identificar a ambos participantes y confirmar si el proceso requiere secuencia o permite paralelo. En este caso se acuerda empezar por la parte externa.
2. Congelar el documento antes de iniciar la primera solicitud. Un cambio de cláusula no debe mezclarse con una aceptación de la versión anterior.
3. Asignar a un coordinador la revisión del estado global y definir qué hacer si se sustituye un representante durante la tramitación.

Fase 2 — Definir la secuencia
Actuación: Establecer quién participa primero y quién debe esperar, según la configuración acordada.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Obtener la primera firma
Actuación: Seguir la solicitud externa sin marcar el acuerdo como completo al recibir su aceptación.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Continuar con la segunda
Actuación: Habilitar o tramitar la firma siguiente conforme al orden previsto y comprobar que se refiere al mismo documento.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Revisar el conjunto
Actuación: Confirmar que están las dos aceptaciones requeridas y conservar las evidencias disponibles.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: La primera parte firma y la segunda no responde.
  Actuación: Mantener el acuerdo pendiente de la segunda aceptación.
  Evidencia que conservar: Mostrar ambas situaciones por separado.
- Si ocurre: La segunda parte cambia una cláusula.
  Actuación: Revisar documento y aceptaciones necesarias para la nueva versión.
  Evidencia que conservar: No reutilizar evidencia como si correspondiera al nuevo texto.
- Si ocurre: Se cambia un representante.
  Actuación: Confirmar quién debe participar y revisar la solicitud afectada.
  Evidencia que conservar: Conservar la explicación de la sustitución.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Participantes previstos revisados.
- Aceptaciones de la versión correcta.
- Secuencia completada según el procedimiento.
- Archivo y evidencias relacionados con AC-033.
Resultado esperado: El expediente muestra quién ha firmado y quién falta. El equipo puede explicar por qué el acuerdo sigue abierto aunque ya exista una aceptación.

Prueba antes de poner en marcha:
Completar solo la primera firma y revisar el estado global. Debe ser posible identificar la aceptación que falta sin confundir «parcialmente firmado» con cierre del acuerdo.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Tiempo entre primera y segunda firma y solicitudes reiniciadas por cambios del texto.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Preparar la firma de [acuerdo y versión] por [rol externo] y [rol interno], en ese orden si la configuración lo permite. Mantener el expediente pendiente mientras falte una aceptación y revisar de nuevo las firmas necesarias si cambia el texto.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.