Aceptar una oferta comercial

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Aceptar una oferta comercial

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Un servicio de mantenimiento se ha negociado en tres revisiones. La versión OF-214-r3 incluye alcance, precio y calendario definitivos. Comercial necesita solicitar la aceptación de esa versión, sin que circule para firma el borrador con el precio anterior.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Oferta OF-214-r3 con sus anexos incluidos.
Responsables: Comercial prepara; el destinatario revisa y firma; el responsable del servicio recibe el resultado.
Datos que se deben preparar:
- Oferta: OF-214-r3. Control: No enviar r2 por conservar un enlace antiguo.
- Alcance: [Servicios y exclusiones]. Control: Incluir los anexos que forman parte de la aceptación.
- Condiciones: [Precio y calendario acordados]. Control: Revisarlos antes de iniciar firmas.
- Destinatario: [Nombre y teléfono]. Control: Confirmar por el procedimiento de la organización.
- Resultado: Pendiente / firmado / requiere cambio. Control: No inferir firma de un correo de conformidad.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Fijar una versión final con anexos y referencias legibles. Comercial debe poder explicar qué documento se solicita aceptar y cuál dejó de ser válido durante la negociación.
2. Confirmar destinatario y teléfono antes de enviar. La identificación y capacidad de representación se revisan conforme al proceso de la empresa, no se presuponen por disponer de un número.
3. Definir fecha objetivo y responsable de las objeciones. Si cambia el alcance, separar la nueva solicitud de la que se preparó para r3.

Fase 2 — Fijar el documento
Actuación: Comprobar que precio, alcance y anexos coinciden con lo acordado. Identificar la revisión antes de enviarla.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Preparar el destinatario
Actuación: Revisar quién debe aceptar y su teléfono. La adecuación de esa persona para representar a la parte se comprueba por el procedimiento de la organización.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Solicitar la firma
Actuación: Enviar la petición con una explicación de qué se acepta y permitir la revisión del documento antes de confirmar por SMS.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Conservar la aceptación
Actuación: Relacionar el documento firmado y las evidencias disponibles con OF-214-r3.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: El cliente solicita otra visita.
  Actuación: Revisar alcance y precio antes de preparar la nueva versión.
  Evidencia que conservar: Conservar qué oferta quedó sustituida.
- Si ocurre: El destinatario no es quien debe aceptar.
  Actuación: Revisar la asignación, sin pedir que reenvíe un código SMS a otra persona.
  Evidencia que conservar: Registrar el destinatario correcto.
- Si ocurre: Falta un anexo citado.
  Actuación: Completar el conjunto antes de continuar con la aceptación.
  Evidencia que conservar: Identificar la versión que finalmente se firma.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Contenido y anexos completos.
- Destinatario revisado.
- Firma asociada a la versión correcta.
- Ejecución recibe las condiciones aceptadas.
Resultado esperado: La aceptación se refiere a una oferta concreta. El equipo de ejecución recibe esa versión, no una mezcla de condiciones negociadas en distintos correos.

Prueba antes de poner en marcha:
Preparar r2 y r3 con distinto precio. Comprobar que la solicitud identifica r3 y que un cambio posterior exige revisar la versión, en lugar de editar el archivo que ya estaba en firma.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Solicitudes sustituidas por cambios de alcance y ofertas aceptadas sin reenvío.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Se solicita revisar y aceptar la oferta [referencia y revisión], que incluye [alcance] y [anexos]. Si se necesita cambiar una condición, indicarlo antes de confirmar. La aceptación debe corresponder a esta versión completa.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.