Solicitar la aceptación de un anexo

El texto incluye fases, datos, controles y excepciones de este escenario. Sustituye los datos ficticios; pegarlo sirve como punto de partida para configurar, no activa automáticamente funciones o integraciones.

OPERATIVA — Solicitar la aceptación de un anexo

Escenario de referencia, con datos ficticios que deben sustituirse antes de utilizarlo:
Un contrato de servicio sigue vigente, pero se amplía el horario a una segunda sede. El cambio se recoge en el anexo AN-02. La firma del contrato inicial no demuestra la aceptación de esa ampliación.

Fase 1 — Preparación y alcance
Documentos: Anexo AN-02 y referencia del contrato al que modifica.
Responsables: El responsable del contrato valida el cambio; los destinatarios revisan y aceptan el anexo.
Datos que se deben preparar:
- Documento base: [Contrato y versión]. Control: Mantener accesible el acuerdo inicial.
- Anexo: AN-02. Control: Identificarlo como modificación separada.
- Cambio: Horario de segunda sede. Control: Delimitar qué condición se altera.
- Fecha prevista: [Fecha de efecto]. Control: Comprobarla antes de pedir aceptación.
- Firmantes: [Roles designados]. Control: Revisar participantes de esta modificación.

Configuración que se debe confirmar antes de activar:
1. Explicar en el anexo a qué contrato se refiere y qué condiciones modifica. Evitar un documento aislado que no permita reconocer el acuerdo de origen.
2. Revisar alcance, sede y fecha prevista con el responsable del contrato. La fecha de firma y la fecha de efecto no tienen por qué ser la misma.
3. Preparar una solicitud propia para AN-02 y relacionar el resultado con el contrato sin sobrescribirlo.

Fase 2 — Delimitar el cambio
Actuación: Identificar qué condiciones se amplían y a qué contrato pertenece el anexo, sin reemplazar el documento inicial.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 3 — Revisar participantes
Actuación: Confirmar quién debe aceptar el cambio y preparar sus datos de contacto.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 4 — Solicitar una nueva aceptación
Actuación: Enviar el anexo como documento que requiere su propia firma y explicar la relación con el contrato.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Fase 5 — Conservar ambos documentos
Actuación: Relacionar contrato y anexo para que el equipo consulte el conjunto aplicable.
Registro de avance: conservar el resultado de esta fase, la referencia del expediente y la decisión del rol que intervenga.

Tratamiento de incidencias:
- Si ocurre: Se retrasa la fecha de efecto.
  Actuación: Corregir el anexo y revisar la versión que se va a aceptar.
  Evidencia que conservar: Conservar el motivo del cambio.
- Si ocurre: Cambia el representante.
  Actuación: Confirmar quién debe aceptar esta modificación.
  Evidencia que conservar: No asumir que el firmante histórico sigue siendo el adecuado.
- Si ocurre: El anexo contradice otra modificación.
  Actuación: Escalar al responsable del contrato antes de continuar.
  Evidencia que conservar: Identificar los documentos en conflicto.

Fase 6 — Comprobación de cierre
- Contrato de origen identificado.
- Cambio y fecha revisados.
- Aceptaciones requeridas completadas.
- Contrato y anexo consultables conjuntamente.
Resultado esperado: La ampliación tiene una referencia y aceptación distinguibles. El equipo puede ver qué se contrató inicialmente y qué cambió después.

Prueba antes de poner en marcha:
Preparar el contrato y dos revisiones del anexo con fechas distintas. La solicitud debe señalar la revisión final y el expediente debe permitir distinguir la negociación del resultado aceptado.

Indicadores propuestos, sin resultados garantizados:
Anexos pendientes de aceptación y cambios de versión durante su tramitación.

Texto de trabajo o comunicación para adaptar:
Solicitar la aceptación del anexo [referencia y versión] al contrato [referencia]. El cambio afecta a [alcance] desde [fecha prevista]. Conservar el contrato inicial y relacionar la nueva aceptación con este anexo, sin reutilizar la firma del documento base.

Confirmar los responsables, fechas, permisos, canales e integraciones disponibles. No inventar valores ausentes ni dar por cumplido un requisito por el mero hecho de recibir un archivo. Validar el alcance jurídico cuando el trámite lo requiera.