Desafío del cliente
En el contexto de operaciones legales, un gabinete de abogados necesita manejar una gran cantidad de documentación confidencial y crítica para sus casos. Un aspecto crucial en estos procesos es el manejo de los «datarooms». Un dataroom es esencialmente un espacio virtual donde se almacena toda la documentación relevante para una operación legal específica. Estos documentos pueden incluir actas de constitución, escrituras, últimas facturas, contratos de empleados y otros documentos sensibles que son esenciales para el desarrollo y cierre de un caso.
Tradicionalmente, los abogados gestionan estos datarooms utilizando plataformas de almacenamiento como SharePoint o Drive. Crea carpetas estructuradas donde suben y organizan los documentos. Luego, descarguen la información en un CD o pendrive, que es llevado a un notario para ser registrado como depósito, asegurando así la integridad y la fecha de la información. Este método manual es laborioso y presenta riesgos de seguridad y errores humanos. Además, la trazabilidad y certificación de cada documento y su fecha de ingreso se vuelven complicados de gestionar y verificar.
Solución con Code Contract
Para mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de datarooms, el gabinete de abogados implementó la solución de Code Contract, que ofrece dos funcionalidades clave:
Certificación de contenido con SmartCheck : A través de la herramienta SmartCheck, el gabinete puede generar evidencias digitales de cada documento almacenado en el dataroom. Esta función permite crear un registro digital inmutable de cada archivo, certificando su existencia y contenido en un momento específico. Esto elimina la necesidad de depositar básicamente los documentos en un notario, reduciendo costos y simplificando el proceso de certificación.
Automatización de la recogida de documentación con trackline : La solución de Code Contract incluye la plataforma Trackline, que automatiza la creación y gestión de los datarooms. En lugar de crear carpetas manualmente y estructurar los documentos, la plataforma permite a los abogados nombrar la documentación requerida. Trackline genera automáticamente una línea de tiempo, registrando cuándo se solicita cada documento, cuándo se recibe y cualquier actualización relevante. Esto crea un dataroom dinámico que se completa en tiempo real con la documentación necesaria, asegurando un flujo de trabajo eficiente y organizado.
Resultados
La implementación de Code Contract transformó la manera en que el gabinete de abogados maneja sus datarooms:
- Mayor Eficiencia : La automatización del proceso de recopilación y organización de documentos reduce significativamente el tiempo y esfuerzo requeridos para gestionar los datarooms, permitiendo a los abogados enfocarse en tareas más estratégicas.
- Seguridad Mejorada : Al eliminar la necesidad de utilizar medios físicos como CDs o pendrives y aprovechar la certificación digital, se minimizan los riesgos de pérdida o manipulación de datos, garantizando la integridad de la información.
- Trazabilidad y Transparencia : Con la línea de tiempo generada por Trackline, cada documento y cada acción queda registrado de manera transparente y accesible, lo que facilita auditorías y proporciona evidencia clara en caso de disputas legales.
- Reducción de Costos : La eliminación de procesos manuales y la necesidad de registrar básicamente los documentos ante notarios se tradujo en una disminución significativa de costos operativos.
Conclusión
La implementación de Code Contract ha permitido al gabinete de abogados optimizar su gestión de documentación, asegurando una trazabilidad y certificación robusta para cada dataroom. Ambas soluciones, SmartCheck y Trackline, están basadas en tecnología blockchain, lo que refuerza la seguridad con cada cambio realizado, asegurando que la información no pueda ser alterada sin dejar un rastro. El uso de blockchain no solo proporciona una mayor seguridad, sino que también implica validez legal, ya que cada registro es inmutable y verificable. Esto proporciona a los abogados y a sus clientes una mayor confianza en la integridad de los documentos manejados, permitiendo un manejo más seguro, eficiente y transparente de la información crítica en cada operación legal.
