Situación:
Albacora se enfrentaba un enorme desafío logístico y administrativo; Cada vez que un barco se preparaba para salir a la mar a capturar atunes en diferentes océanos, hasta que el armador vende el lote de pescado, era necesario gestionar y llevar a bordo 465 documentos con diferentes agentes (la casuística de Albacora además implicaba que algunos eran en barco, otra gente de oficina, clientes, tripulantes…) y todos son esenciales para cumplir con las regulaciones y procedimientos legales. Este proceso se manejaba a través de un complejo sistema que combinaba diferentes herramientas como Excel aunque también con carpetas en la nube compartidas donde la información era compartida con empresa a nivel interno. Además del principal canal de comunicación el correo electrónico. Para conocer el estado de gestión de cada documento, se hacía un seguimiento (solicitado, cumplimentado, etc.); dependiendo de la diligencia de las personas o entidades responsables de su preparación y aprobación los documentos a veces se tramitaban rápido pero otras había que solicitarlos varias veces. Este método era manual, cargaba de responsabilidad al equipo aunque muchas veces no estuviera en sus manos obtenerlo cumplimentado y consumía una cantidad significativa de tiempo y recursos
Solución:
La colaboración con Code Contract marcó un punto de inflexión. Albacora implementó la plataforma Code Contract y se centró especialmente en la función Trackline, la cual le ha permitido simplificar y automatizar la gestión documental y solicitudes de información durante la marea de cada barco que se encuentra faenando. Con Trackline, Albacora pudo crear una línea de tiempo para cada conjunto de documentos necesarios, asignando responsables para su cumplimentación y entrega así como un supervisor para que todo fuera más fluido; Este proceso es 100% personalizable y replicable, en cuestión de segundos y trabajando como una persona más del equipo. Una vez diseñado el funcionamiento, la plataforma envía solicitudes mediante correos electrónicos a las personas encargadas, y si se olvidan, actúa como un recordatorio persistente hasta que el documento es entregado y el proceso avanza, con el beneficio de que esa tercera persona no necesita estar registrada en la plataforma Code Contract y puede operar desde diferentes dispositivos (móvil, ordenador o tablet). Cabe destacar, que la plataforma permite a diferentes usuarios de la organización ver en tiempo real que está ocurriendo durante todo el proceso, es decir, la trazabilidad de principio a fin del lote de atún y recibir notificaciones.
Resultados:
- Ahorro en Costes Operativos: La implementación de la plataforma Code Contract con la funcionalidad trackline, está resultando un ahorro de costes operativos de entre el 82% y el 95%. Este ahorro significativo se se da gracias a la reducción de procesos manuales y a la eficiencia mejorada en la gestión documental.
- Agilidad: La creación de funnels necesarios para la gestión de documentos se redujo a tan solo 3 minutos, y la asignación de responsables se hizo más sencilla y rápida.
- Seguridad: La tecnología subyacente en la solución de Code Contract asegura que la información no se perderá, será verídico y que se minimizara el riesgo de uso indebido de los datos, utilizando tecnología Blockchain.
- Eficiencia: Trackline eliminó la necesidad de procesos tediosos como la solicitud de documentos por correo electrónico, la verificación en Excel y el seguimiento manual. Esto no solo ahorró tiempo, sino que también redujo la posibilidad de errores humanos.
Testimonio del Cliente:
«La solución de Code Contract ha transformado nuestra operativa diaria. Lo que antes era un proceso complejo y con riesgo de errores, ahora es un sistema ágil, seguro y eficiente. La capacidad de Trackline para recordar y seguir el progreso de los documentos ha sido fundamental para mantener nuestras operaciones fluidas y sin contratiempos. Estamos muy satisfechos con los resultados y la optimización de tiempos.»
Conclusión:
Actualmente estamos trabajando de manera conjunta para aplicarlo a otras áreas de la organización ya que se ha convertido en una herramienta vital para la empresa por su alta eficiencia en un entorno tan complejo como es la cadena de valor del atún. Además seguimos explorando juntos nuevas funcionalidades que se están empezando a implementar como la Inteligencia Artificial para reconocer el documento automáticamente (sin necesidad de verificación humana) o en la creación de alertas es caso de que algunos datos no cuadren con los datos pre-establecidos por el usuario.