ISO 9001 · IFS · BRCGS

Homologar un proveedor: las siete comprobaciones que casi nadie hace

Más allá del cuestionario: qué mirar de verdad antes de la primera compra, y por qué el recibo importa más que la póliza.

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Interfaz de Code Contract para coordinar documentos y datos
Así se ve el proceso en la plataforma: documentos y datos coordinados hasta el expediente correcto.

Lo esencial

  • Homologar no es archivar un cuestionario: es decidir con criterio y poder justificar la decisión.
  • La ISO 9001 exige control de proveedores externos proporcional al impacto; las normas GFSI lo concretan mucho más.
  • El diseño que aguanta separa alta, seguimiento y baja. Casi todo el mundo monta el primero.
  • Un proveedor homologado hace cuatro años y nunca revisado es, en la práctica, un proveedor sin homologar.

Clasificar antes de pedir

Pedir lo mismo a quien te vende materia prima crítica y a quien te vende material de oficina es la forma más rápida de que el sistema se abandone.

Las siete comprobaciones

1) Identidad y poderes de quien firma. 2) Corriente de pago con Hacienda y Seguridad Social. 3) Certificaciones vigentes y con el alcance correcto. 4) Póliza y su recibo pagado. 5) Conformidad del producto según sector. 6) Compromiso de notificación de cambios. 7) Histórico de plazos reales de entrega documental.

El recibo, no la póliza

Una póliza sin recibo pagado no cubre nada. Es la comprobación que más se salta y la que más caro sale el día del siniestro.

Cómo se resuelve en la práctica

Un caso concreto
La situación

Proveedor nuevo, crítico, y compras tiene prisa.

Qué se hace
  1. Se lanza el proceso de alta con su lista según nivel de riesgo.
  2. Los documentos se piden en paralelo y cada uno se sigue por separado.
  3. La lectura comprueba vigencia, alcance y —en la póliza— que el recibo esté.
Qué obtienes

Se compra sabiendo qué falta y qué riesgo se asume, en vez de descubrirlo cuando hay un problema.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que reevaluar?
Al menos anual para los críticos, y siempre que cambie lo que le compras. La reevaluación es lo primero que se abandona si no está automatizada.
¿Qué hago con los proveedores a los que dejo de comprar?
Darlos de baja de forma documentada y decidir qué pasa con su documentación, que muchas veces hay que conservar años después.
Esto no es asesoramiento jurídico Es una guía operativa sobre cómo se recoge y se conserva la documentación. Para la interpretación de tus obligaciones concretas, consulta con tu asesor.

Una vez al mes, lo que cambia en la normativa que te afecta

Sin promociones. Qué obligación nueva entra en vigor, a quién afecta y qué documentación hay que empezar a pedir.

Y si lo que quieres es dejar de perseguir estos papeles

Pedirlos, insistir, leerlos, validarlos y poder demostrarlo es exactamente lo que hace Code Contract. Sin que tus proveedores se registren en nada: pueden responder al correo con el adjunto.

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